Fatura tasarımı nasıl yapılır? Nelere dikkat edilmelidir?

e-Dönüşüm başlamadan önce işletmeler kağıt fatura kesiyordu. Bu kağıt faturalarda firmanızın logosu gibi bazı özelleştirilmiş ögeler olduğunu hatırlarsınız. İşler dijitale taşındığında özgünlüğümüzü kaybettik mi? Hayır!

Bu yazımızda, hem e-fatura hem de kağıt faturalardaki tasarımları nasıl yapabileceğimizi inceleyeceğiz.

 

e-Fatura tasarımı nasıl yapılır?

Elektronik ortamda düzenlenen faturaları da özelleştirmek, kendinize ait ve firmanızı yansıtan bir tasarım oluşturmak mümkün.

e-Fatura, XML formatında oluşturularak elektronik ortama taşınır. Görüntülenebilmesi için HTML formatına çevrilmesi gerekir. Bu dönüşümü sağlayan kodlama diline de XSLT denir. Firmanıza özgü bir fatura tasarımı kullanabilmek için bir XSLT dosyası halinde hazırlanmış olması gerekir.

Özel bir entegratör kullanıyorsanız bu özelleştirmeyi program içerisinden de yapmanız mümkün.

 

Paraşüt üzerinden e-fatura tasarımı nasıl yapılır?

Haydi gelin, Paraşüt üzerinden adım adım e-fatura tasarımı nasıl yapılıyor birlikte bakalım:

Yüklediğiniz şablon üzerinde alıcı firma adı, adresi ya da faturası kesilen ürünler gibi faturada bulunan her elemanın yerlerini değiştirebilir, yazı fontunu ayarlayabilir ve büyütüp küçültebilirsiniz.

 

Kağıt fatura tasarımı nasıl yapılır?

e-Fatura hayatımıza girmeden önce kestiğimiz matbu faturaların tasarımıyla ilgili nelere dikkat etmemiz geretiğini de birlikte hatırlayalım.

 

1. Faturada mutlaka bulunması gereken bilgileri ekleyin

Fatura resmi bir evraktır ve her faturada mutlaka bulunması gereken bilgiler vardır.

 

2. Faturanızı 3 nüsha bastırın

Faturanızın aslı müşteriniz, ilk nüshası muhasebeciniz, ikincisi de sizin dosyanızda arşivlenmek içindir. Kağıt tasarrufu için bir A4 boyutundaki kağıda yan yana ya da alt alta 3 kopya bastıracak şekilde faturanızı tasarlatabilirsiniz.

 

3. Kurumsal imajınızı yansıtın

Faturanızı tasarlarken en önemli şey fonksiyonel olması. Ancak tasarımını da geliştirerek, faturanızı kurumsal kimliğinizin bir parçası haline getirebilirsiniz.

Bu noktada ilk adım logonuzu faturanıza dahil etmek. Bunun dışında fatura renk ve tipografisinin seçimi de yine sizin kurumsal kimliğinizi yansıtacak biçimde olmalı. Profesyonel bir tasarımcı ile çalışarak faturanızı kurumsal kimliğinizin bir öğesi olarak tasarlatmanız, profesyonel duruşunuzu destekleyecektir.

 

4. Fatura kalemlerinizin okunabilir satırları olsun

Müşterinize neyi fatura ettiğinizin tam bir dökümü olmalı. Müşteriniz size ne için ödeme yapması gerektiğini ancak böylece net bir biçimde anlayabilir. Birden fazla hizmet veya ürün sattığınız müşterinize tek satırlık bir fatura göndermeniz, müşterinizin sizin olması gerekenden fazlasını faturaladığınız yanılsamasını yansıtabilir.

 

5. Hizmet/Ürün kalemi açıklama alanı oluşturun

Sadece fatura kalemlerinin tek tek belirtilmesi yeterli olmayabilir. Örneğin hizmet veren bir firma iseniz her hizmet kalemi için açıklama oluşturmak fatura hakkında müşterinizle daha kolay onaylaşmanızı sağlayabilir. Bunun için her fatura kaleminin altına veya yanına bir açıklama alanı ekleyebilirsiniz.

 

6. Son ödeme tarihinizi belirtin

İşte bu önemli! Faturada “Son Ödeme Tarihi” belirtmek bazılarınıza kabalık gibi gözükebilir. Ancak tahsilatlarınızı zamanında gerçekleştirebilmeniz için bunu belirtmeniz kritik önem taşıyor. Aksi takdirde müşteriniz borcunu ne zaman kapaması gerektiği ile ilgili bilgi sahibi olamaz.

Belki düzenli çalıştığınız müşterileriniz sizin tahsilat sürenizle ilgili bilgi sahibi olabilir veya bir ön sözleşmeyle bunu belirtiyor olabilirsiniz. Ancak yine de işiniz tamamlanıp para talep etme kısmına geçtiğinizde “Son Ödeme Tarihi”ni belirtmenizin size büyük yarar sağlayacağı kesin.

 

7. Tahsilat politikanızı belirten bir alan oluşturun

Ödeme ile ilgili belirtmek istediğiniz kesin kurallarınızı yazabileceğiniz bir alan oluşturun. Örneğin fatura kesiminden sonra en geç 10 gün içinde ödemenin yapılmasını bekliyorsanız, bunu fatura üzerinde belirtin. Gecikme olması durumunda nasıl bir yaptırım uygulayacağınızı fatura üstünde netleştirin. Örneğin “Son ödeme tarihinden sonra 10 günü aşan gecikmelerde % X faiz uygulanır.” gibi.

 

8. Bakiye bilgisini verin

Düzenli müşterilerinizle açık hesap çalışıyor olabilirsiniz. Bu durumlar için Bakiye Bilgisini faturanızda bulundurun. Böylece müşteriniz bakiyesinin ne olduğunu bilir ve buna göre ödeme planını oluşturabilir.

 

9. Banka hesap bilgileriniz faturanızda bulunsun

Size ödeme yapmaya gönüllü müşterinizi banka bilgilerinize ulaşmaya çalışmakla oyalamak istemezsiniz değil mi? Faturanızda Banka Hesap Bilgilerinizi mutlaka belirtin. Tahsilat sürenizi kendi elinizle uzatmayın.

 

10. Kabul ettiğiniz ödeme araçlarını yazın

Hangi yöntemlerle ödeme kabul ediyorsunuz? Nakit, çek, kredi kartı, bir buket çiçek? Müşterinize sunduğunuz ödeme yöntemlerini faturanızda belirtin. Eğer alternatif ödeme yöntemleri sunabiliyorsanız nakde sıkışmış müşterileriniz bu sayede ödemesini gerçekleştirebilir.

 

11. Bir teşekkür notu ekleyin:

Malum para duygusal bir konu, bu nedenle birilerinden para isteyeceğiniz zaman kibar olmakta yarar var. Müşterileriniz size çaba, emek, zaman sarf ederek kazandıkları para ile ödeme yapıyorlar. Faturanıza “ Bizimle çalışmayı tercih ettiğiniz için teşekkür ederiz.” ya da “Sizinle çalışmak bizim için büyük mutluluk.” gibi şirketinizin iyi niyetini ifade edebilecek bir not düşebilirsiniz.

 

e-Fatura tasarımı yaparken nelere dikkat edilmelidir?

Bir e-fatura dizayn ederken Gelir İdaresi Başkanlığı’nın çizdiği sınırlara da uymak gerekir. Fatura resmi bir evrak olduğundan firmanızın ve müşterinizin bilgileri ve faturanızın yasallaşması için gereken ibareler faturada mutlaka yer almalıdır.

e-Fatura, tasarım aşamasında dikkat ister. Firmanızla ilgili bilgileri doğru yerleştirmek, logonuzu doğru ve yerinde kullanmak, faturada hangi elementlerin öne çıkması gerektiğine iyi karar vermek gerekir. Bunların yanında bu tasarımın kodlanması sırasında da dikkat edilmesi gereken hususlar vardır.

Örneğin, hazırlayacağınız tasarım dosyasının büyüklüğü optimal olarak 150 KB olmalıdır. Tasarımın HTML kodlamasını yaparken çok dikkatli olunmalı, XSLT dosyasına dönüştürüldükten sonra tekrar kontrol edilmelidir.

 

XSLT dosyası nedir?

e-Fatura tasarımı nasıl yapılır sorusuna cevap verirken XSLT’den bahsettik. XSLT, bir XML dosyasını dönüştürmek ve düzenlemek için XSL talimatlarını kullanan bir programlama dilidir. XSLT dosyası bir metin dosyasıdır ve XML dosyasının uyması gereken kuralları belirler.

 

e-Faturada mutlaka bulunması gereken bilgiler nelerdir?

e-Fatura tasarımı yaparken dikkat etmeniz gereken belki de en önemli nokta, faturanızın resmileşmesi için bulundurması zorunlu olan bilgiler. Aslında fark edeceğiniz gibi e-faturada bulunması gereken bilgiler kağıt faturadakine oldukça benzer. Gelin, bu bilgileri inceleyelim:

 

e-Faturanızı kurumsal kimliğinize uygun hale nasıl getirirsiniz?

e-Fatura tasarımı sırasında faturayı kurumsal kimliğinize uygun bir hale getirmenin ilk adımı logonuz. Logonuz, tamamen size ve firmanıza özel olduğundan doğru boyutlarda, doğru bölgede konumlandırmanız çok önemli.

Siyah beyaz yerine renkli bir fatura şablonu oluşturmak, yazı fontu ve boyutunu, faturadaki renkleri şirketinizin çizgisine yakın tutmak sizi bir adım öne taşıyacaktır. Kurumsal imajınızı yansıtmak profesyonelliğinizi simgelemek için güzel bir yoldur.

Tahsilatlarınızı zamanında yapabilmek için faturanızda son ödeme tarihinizi belirtebilirsiniz. Bununla birlikte tahsilat politikanızla ilgili de bir cümlenin fatura üzerinde olması müşterilerinizin size ne zaman ve nasıl ödeme yapması gerektiği ve yapmazlarsa nasıl bir süreç izleneceği hakkında onlara bilgi verir.

Sizler de hemen Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyin, kendinize özgü e-fatura şablonunuzu yukarıda anlattığımız adımları izleyerek rahatça oluşturun!