GİB Portaldan e-Arşiv Nasıl Kesilir?

Konunun detaylarına girmeden önce e-arşiv kesmenin zorunlu olduğu durumları hatırlamakta fayda var.

Vergi mükellefi olan firmalara yapılan satışın 2023 yılı için 4.400 TL'yi aşması halinde, kağıt fatura olarak değil zorunlu olarak e-arşiv fatura kesilmesi gerekiyor.
Vergi mükellefi olmayan birine 1 gün içerisinde KDV dahil 5000 TL ve üzeri fatura kesecekseniz bu faturayı yine e-arşiv olarak hazırlamanız gerekiyor.

e-Arşiv Portalını kullanmak için şifre ve mali mühür gerekli mi?

Portalı kullanmak için herhangi bir başvuru yapmanıza gerek yok. İnternet Vergi Dairesi bilgileriniz ile sisteme giriş yapmanız mümkün. e-Arşiv Portalı için mali mühür kullanmanız gerekmez.

Fatura onaylama işlemleri “GİB İmza” seçeneği ile gerçekleştirilir. Bu ekranda şifre gönderme seçeneğine ile cep telefonunuza 6 haneli bir kod gönderilir ve bu kod kullanılarak fatura imzalama işlemi tamamlanır.

e-Arşiv alıcıya nasıl teslim edilir?

Entegratörlerin aksine e-arşiv portalında fatura, karşı taraf ile ne yazık ki direkt olarak paylaşılamıyor. Faturayı karşı tarafa göndermek için indirmeniz gerekiyor.

Faturayı indirdikten sonra çıktısını alıp ıslak imzanız ile gönderebilir ya da bir e-posta yazarak karşı tarafa iletebilirsiniz.

Gönderilen e-arşiv iptal edilebilir mi?

Entegratörler vasıtasıyla düzenleyip gönderdiğiniz e-arşiv faturaları 7 gün içerisinde iptal edebilirsiniz. Ancak bu durum GİB e-Arşiv Portal için geçerli değil. Portalda düzenleyeceğiniz e-arşiv faturalarını ne yazık ki iptal edemezsiniz.

e-Arşiv Portalının avantajları ve dezavantajları neler?

Her sistemde olduğu gibi e-Arşiv Portalının da avantajları ve dezavantajları mevcut. Paraşüt gibi elektronik fatura hizmeti sağlayan özel entegratörler ile karşılaştırdığımızda sistemin avantajlarını ve dezavantajlarını şu şekilde özetleyebiliriz:

e-Arşiv Portalı	Özel Entegratörler
Elektronik fatura sistemine geçmeniz gerekmez.	Önceki dönemlerde elektronik fatura sistemine geçiş yapmanız gerekirdi. Son düzenleme ile artık e-arşiv gönderebilmek için zorunlu tutulan e-fatura kullanıcısı olma şartı kalktı.
Mali mühür almanız gerekmez.	Mali mühür almanız gerekir.
Ücretsizdir.	e-Kontör satın almanız gerekir.
Gönderilen e-arşiv faturalar iptal edilemez.	Gönderilen e-arşiv faturalar 7 gün içerisinde iptal edilebilir.
Her web tarayıcıda çalışmayabilir.	Her web tarayıcıya uyumludur.
Altyapı ve yazılım desteği sunmaz.	Altyapı ve yazılım desteği bulunur.
Mobil uygulaması bulunmaz.	Mobil uygulamadan da elektronik fatura göndermenize imkan tanır.
Soru sorabileceğiniz bir destek hattı bulunmaz.	Aklınıza takılan her konuda destek alabileceğiniz bir ekip bulunur.
e-Arşiv faturayı oluşturmanızın ardından müşterinizle paylaşmaz. Kestiğiniz e-arşiv faturanızı alıcıya direkt olarak gönderemezsiniz.	e-Arşiv faturanızı müşteriniz ile paylaşan bir e-posta gönderir.
Faturalarınızı 6 ay arşivler.	Faturalarınızı en az 10 yıl arşivler.
En fazla 500 e-arşiv düzenlemenize imkan tanır.	Sınırsız sayıda e-arşiv düzenlemenizi ve almanızı sağlar.

e-Arşiv Portalından nasıl fatura kesilir?

Öncelikle e-Arşiv test portalını ziyaret etmelisiniz. Portal henüz test aşamasında olduğu için sayfanın alt kısmında yer alan adımları takip ederek test hesabı oluşturabilir ve e-arşiv fatura kesebilirsiniz.

Sisteme giriş yaptıktan sonra ekranın sol üst köşesinde yer alan “Modül Seç” bölümünden “e-Arşiv Portal” modülünü seçin.

Yan menüden firmanız ile ilgili kullanıcı bilgilerini tanımlayabilirsiniz. Bu işlemin ardından “Belge İşlemleri” seçeneğinin altından “e-Arşiv Fatura Oluştur” seçeneğine tıklayarak herhangi bir e-arşiv fatura oluşturabilirsiniz.

Ardından açılan ekranda fatura bilgileri, alıcı bilgileri, mal/hizmet bilgileri bölümlerini eksiksiz doldurarak faturanızı oluşturabilirsiniz.

Oluşturduğunuz faturaları de yan menüde yer alan “Taslaklar” başlığı altından inceleyebilirsiniz.

Açılan pencerede oluşturduğunuz e-arşiv faturayı inceleyebilir, iptal edebilir ya da GİB İmza seçeneğine tıklayarak imzalayabilirsiniz.

Butona tıkladığınızda iki adımlı bir onay penceresi açılır. Birinci adımda ekranda cep telefonu bilgileriniz yer alır. "Şifre Gönder" butonuna tıkladığınızda 2. adım açılır.