GİB Portal'dan e-arşiv fatura nasıl kesilir?

 

e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

Konunun detaylarına girmeden önce e-arşiv kesmenin zorunlu olduğu durumları hatırlamakta fayda var.

• e-Arşiv fatura taraflardan yalnızca fatura düzenleyenin e-fatura kullanıcısı veya vergi mükellefi olması ya da karşı tarafın yurt dışında bulunması hallerinde düzenlenen türüdür. 
• e-Arşiv fatura, alıcının e-Fatura mükellefi olmadığı durumlarda veya alıcının yurt dışında bulunması hâlinde düzenlenen elektronik fatura türüdür. e-Fatura mükellefi olan işletmeler, e-Fatura mükellefi olmayan kişi ve işletmelere fatura düzenlerken e-Arşiv fatura kullanır. Bu uygulama, kâğıt fatura yerine elektronik ortamda belge düzenlenmesini sağlar.
• 2026 yılı itibarıyla, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara düzenlenen faturalar için parasal sınır genel kural olarak kaldırılmıştır. Buna göre, bu alıcılara yapılan satışlarda tutarına bakılmaksızın e-Arşiv fatura düzenlenmesi esastır.
•  Ancak basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler, 31 Aralık 2026’ya kadar vergiler dâhil 3.000 TL’ye kadar olan işlemler için kâğıt fatura düzenleyebilir; bu tutarı aşan işlemlerde e-Arşiv fatura zorunludur.

e-Arşiv fatura; GİB e-Arşiv Portalı, özel entegratörler veya muhasebe yazılımları üzerinden düzenlenebilir. Özel entegratör kullanmayan mükellefler, GİB’in e-Arşiv portalına kullanıcı bilgileriyle giriş yaparak doğrudan e-Arşiv fatura kesebilir.

 

e-Arşiv Portalını kullanmak için şifre ve mali mühür gerekli mi?

Portalı kullanmak için herhangi bir başvuru yapmanıza gerek yok. İnteraktif Vergi Dairesi bilgileriniz ile sisteme giriş yapmanız mümkün. e-Arşiv Portalı, e-fatura portal için mali mühür kullanmanız gerekmez.

Fatura onaylama işlemleri “GİB İmza” seçeneği ile gerçekleştirilir. Bu ekranda şifre gönderme seçeneğine ile cep telefonunuza 6 haneli bir kod gönderilir ve bu kod kullanılarak fatura imzalama işlemi tamamlanır.

 

e-Arşiv alıcıya nasıl teslim edilir?

Entegratörlerin aksine e-arşiv portalında fatura, karşı taraf ile ne yazık ki direkt olarak paylaşılamıyor. Faturayı karşı tarafa göndermek için indirmeniz gerekiyor.

Faturayı indirdikten sonra çıktısını alıp ıslak imzanız ile gönderebilir ya da bir e-posta yazarak karşı tarafa iletebilirsiniz.

 

Gönderilen e-arşiv iptal edilebilir mi?

Entegratörler vasıtasıyla düzenleyip gönderdiğiniz e-arşiv faturaları 7 gün içerisinde iptal edebilirsiniz. Ancak bu durum GİB e-Arşiv Portal için geçerli değil. Portalda düzenleyeceğiniz e-arşiv faturalarını ne yazık ki iptal edemezsiniz.

Daha detaylı bilgi almak için e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir yazımıza göz atabilirsiniz.

 

e-Arşiv Portalının avantajları ve dezavantajları neler?

Her sistemde olduğu gibi e-Arşiv Portalının da avantajları ve dezavantajları mevcut. Elektronik fatura hizmeti sağlayan özel entegratörler ile karşılaştırdığımızda sistemin avantajlarını ve dezavantajlarını şu şekilde özetleyebiliriz:

 

e-Arşiv Portalından nasıl fatura kesilir?

Öncelikle e-Arşiv Portal'i ziyaret etmelisiniz. 

Sisteme giriş yaptıktan sonra ekranın sol üst köşesinde yer alan “Modül Seç” bölümünden “e-Arşiv Portal” modülünü seçin.

Yan menüden firmanız ile ilgili kullanıcı bilgilerini tanımlayabilirsiniz. Bu işlemin ardından “Belge İşlemleri” seçeneğinin altından “e-Arşiv Fatura Oluştur” seçeneğine tıklayarak herhangi bir e-arşiv fatura oluşturabilirsiniz.

Ardından açılan ekranda fatura bilgileri, alıcı bilgileri, mal/hizmet bilgileri bölümlerini eksiksiz doldurarak faturanızı oluşturabilirsiniz.

Oluşturduğunuz faturaları de yan menüde yer alan “Taslaklar” başlığı altından inceleyebilirsiniz.

Açılan pencerede oluşturduğunuz e-arşiv faturayı inceleyebilir, iptal edebilir ya da GİB İmza seçeneğine tıklayarak imzalayabilirsiniz.

Butona tıkladığınızda iki adımlı bir onay penceresi açılır. Birinci adımda ekranda cep telefonu bilgileriniz yer alır. "Şifre Gönder" butonuna tıkladığınızda 2. adım açılır.

Cep telefonunuza gelen şifreyi ilgili alana girerek "Onayla" butonuna tıkladığınızda faturanız imzalanmış olur.

Bu adımda dikkatli olmanız gerekir. Çünkü portalda imza adımını tamamladığınız e-arşiv faturaları, düzenlemeniz ya da iptal etmeniz mümkün değildir.

 

e-Arşiv için GİB portal mi paraşüt mü? 

e-Fatura mükellefi olmadan e-arşiv fatura kesmenizi sağlayan e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliği Paraşüt'te! Böylece faturalarınızı Paraşüt üzerinden e-arşiv faturası olarak düzenleyebilir, tüm fatura süreçlerini tek yerden yönetebilirsiniz.

Paraşüt'ü incelemek isterseniz, tek yapmanız gereken 14 günlük deneme sürenizi başlatmak.