Giderlerinizi Kontrol Altına Almanın İpuçları

Girişimlerin ve işletmelerin karşılaştığı sorunlardan biri de kontrol edilemeyen giderler. Sizin için giderlerinizi nasıl kontrol altına alabileceğinizi inceledik.

Bu giderler personel, kira, seyahat, lojistik, faiz giderleri olabilir. 

Mutlaka bu giderleri takip edebileceğiniz bir raporlama sisteminiz olsun. Hangi giderleri kendi kontrolünüz altına alacağınızı ve önceden onaylayacağınızı; hangi giderlerin personeliniz tarafından yönetileceğine karar verin. Personele verdiğiniz yetki çerçevesinde personelinizin yaptığı harcamaları aylık kontrol ederek onaylayın.

Personelinizi giderlerin kontrolü ve azaltılması işine dahil edin. Hatta gider azaltma ile ilgili personelinizi ödüllendirebilirsiniz. Gider kontrolü konusunda dikkat ettiğiniz konularda şirket kuralları yayınlayabilirsiniz. Fotokopi makinesi kullanımı, taksi kullanma, araba yıkatma gibi konuları kurallara ekleyebilirsiniz. İşe girişte personelinize şirket tanıtımınızı ve şirket kurallarını gösteren bir broşür vermek de oryantasyonun bir parçası olabilir.

Gider kontrolünü kolaylaştırmak için operasyonel ve finansal takip sistemleri kullanmanızı öneririm. Giriş çıkışların kartla yapılması, fotokopi makinasına kullanıcı adı ve şifre tahsis edilmesi, benzin alımı için bir şirketle anlaşılması ve üst limit konulması, satış elemanları için araç takip sistemi kullanılması gibi.

Gider bütçesi oluşturarak fiili giderlerinizi gider bütçesi ile dönemsel olarak karşılaştırabilirsiniz. Fiili giderlerinizin kaydını Paraşüt’te çok kolay tutabilir ve takip edebilirsiniz. Karşılaştırma sonucu ortaya çıkan farkların nedenini sorgulamalısınız. 

Bütçenizi takip ederken yılbaşından itibaren gerçekleşen fiili giderinize; yılsonuna kadar yapacağınız bütçe rakamınızı eklerseniz ve bunu yıl sonu bütçe rakamınızla karşılaştırırsanız, yıl sonu hedefinizin ne kadar uzağında olduğunuzu daha rahat takip edebilirsiniz.

Giderlerinizin şirketin yaptığı iş veya amacına uygunluğunu sorgulayın. Gereksiz olduğunu düşündüğünüz harcama kalemlerini iptal edin. Giderlerinizin oranını benzer başka işletmeler ile karşılaştırın. Örneğin reklam ajansıysanız, personel giderlerinizin toplam giderlerinize ve cironuza oranını karşılaştırabilirsiniz. Yeni başlayan şirketlerde bu oranın yüksek çıkması normal karşılanabilir ancak düşerek sabit bir rakamla ilerlemesi beklenir.

Satınalmayı belli bir satıcıda birleştirerek ekstra indirim talep edebilirsiniz. Ya da satınalma platformlarına üye olarak birden çok satıcıyı tek noktada daha kolay birleştirebilirsiniz. İnternette “ortak satınalma” yazarsanız size uygun olabilecek alternatifleri görebilirsiniz. Araç kiralamadan, ticket hizmetine kadar birçok hizmette indirim sağlayabilirsiniz.

Gereksiz aktiviteleri ve aynı işin tekrar yapılmasını önüne geçin. Özellikle hizmet sektöründe personel aynı iş üzerinde ekstra mesai harcayabilir. İşleri verimli yönetebilmek için proje yönetim veya grup çalışması uygulamalarını kullanabilirsiniz. Bu tür uygulamalar yardımıyla bir bakışta çalışanlarınızın o an hangi işle meşgul olduğunu; o ana kadar neler yaptığını görebilirsiniz. Grup ve proje çalışması için Asana, şirket içi iletişim ve işbirliği için Slack uygulamasını tavsiye edebilirim.

Verimliliği arttırmak için fırsatları değerlendirin. Ana işiniz olmayan aktiviteleri dışarıda bir kişi veya şirkete yaptırabilirsiniz. Örneğin, yemek için ticket ya da anlaşmalı yemek firması kullanabilirsiniz. Fotokopi makinasına yatırım yaparak satın almak yerine kiralayabilir ve sayfa başına bir maliyetle bakım işinden kurtulabilirsiniz.

Kira giderleri özellikle İstanbul’da giderlerin büyük bir bölümünü oluşturuyor. Yeni kurulan işiniz için bir ofise ihtiyacınız olmayabilir. Bunun yerine prestijli bir yerde Smartoffice gibi sanal ofisleri kullanabilirsiniz. Sizin adınıza telefonlarınıza bakılır, postalarınız alınır ve misafirleriniz karşılanır. Müşterilerinizle toplantı yapmak için sanal ofislerin donanımlı toplantı odalarını kiralayabilirsiniz.

Finansal kontrolü ihmal etmeyin. Banka kredilerinizi daha düşük faizli kredilerle değiştirmeyi deneyin. Elemanlarınızın maaşını yatırdığınız bankadan ekstra kolaylıklar talep edin. Örneğin hesap ve kredi kartı ücreti iptali ya da maaş yatırma anlaşması yaparak bankadan belli bir oranda geri dönüş talep edebilirsiniz.

Yukarıda bahsettiğim tüm konulara dikkat ederken bütçenizi düzenli olarak gözden geçirin. Eğer işlerinizde değişiklik olduysa bütçenizi revize edebilirsiniz. Mali müşavirinizden destek almayı ihmal etmeyin. Müşaviriniz aynı zamanda sizin danışmanınız olsun. Mümkün olursa gelir tablonuzu her ay mali müşaviriniz ile birlikte kontrol edin.

Maliyetleri düşürelim derken yaratabileceği negatif yan etkileri de düşünün. Personelin moraline, ürün veya hizmet kalitesine etkisini göz ardı etmeyin. Unutmayın, başarılı bir işletmenin en önemli değeri üretken, tutkulu ve işletmesiyle duygusal bağı kurabilmiş insan kaynağıdır.

Gelir gider takip programı Paraşüt hakkında bilgi alın ya da hemen 14 gün ücretsiz kullanmaya başlayın: