Tahsilatlarınızı verimli yönetmenin 7 yolu

Şirketlerin tahsilat yöntemleri ne kadar sistemsel ilerlerse verimlilik de aynı ölçüde artar. Bu nedenle tahsilat takibi süreçlerinizi doğru bir şekilde yönetmeniz elzemdir. Pek çok işletme sahibinin veya muhasebe çalışanının aklında şöyle bir çekince olabiliyor: "Müşteriden ödeme nasıl istenir?"

Yazımızda bu sorunun da cevabını sizinle paylaşıyor, müşteri kaybetmeden tahsilat yapma yöntemlerine dair ipuçlarını veriyoruz. O halde, tahsil edilemeyen alacakları rafa kaldırmak için başlayalım.

 

1. Alacaklardan sorumlu personeli belirleyin

Alacakları takip etmenin kimin sorumluluğunda olduğunu şirket içinde netleştirin. Bu konuda müşteriye en yakın kişi satış elemanı olduğu için satış elemanını sorumlu tayin edebilirsiniz. Hatta bir adım ileri gidilerek satış elemanının priminin bir kısmını hatta sektöre göre tamamını tahsilat performansına bağlayabilirsiniz.

Alacak sorumluluğunu muhasebe bölümüne doğru genişletirseniz, çift taraflı kontrol mekanizması oluşturmuş olursunuz. Muhasebe personeli, özellikle alacaklarla ilgili problemli müşterilerin takibinde, müşteri ile sürekli iletişim kurarak tahsilat sorununun çözümüne yardımcı olabilir.

 

2. Tahsilattan sorumlu personeli eğitin

Satış personeli müşterileri ikna edebilmek için çok çeşitli yöntemler kullanabilir. Bu yöntemlerin içerisinde iskonto ile birlikte vadeyi hatta ödeme çeşidini değiştirmek bile olabilir. Ancak bu yöntemler şirketin iş yapış biçimine sistemine uygun olmayabilir. Satış ekibine şirketin satış ve tahsilat koşulları ile ilgili bir tahsilat eğitimi verirseniz sonradan karşılaşılaşabileceğiniz problemlerin önüne geçebilirsiniz.

Satış ekinindeki eleman sirkülasyonuna göre bu eğitimleri sıklaştırabilirsiniz. Hatta bu eğitimi özet bir kitapçık haline getirebilir ya da eğitimi şirket intranetinden online olarak verebilirsiniz.

 

3. Erken ödeme iskontosu uygulayın

Uzun süredir hizmet verdiğiniz bazı müşterilerin sürekli olarak ödemelerini geciktirmesi nedeniyle nakit akış problemi yaşayabilirsiniz. Bu müşterilerin portföyünüzde geniş bir yer kaplaması ve uzun bir geçmişe sahip olması nedeniyle daha sıkı yöntemlere başvurmanız da zorlaşabilir.

Özellikle nakit sıkıntısı içerisindeyseniz ya da alacaklarınız çok biriktiyse erken ödeme iskontosu uygulayabilirsiniz. Bu iskontoyu uygulayacağınız müşteriye aylık iskontonun yıllık anlamını da hatırlatarak enflasyonla karşılaştırmanız müşterinizin erken ödeme iskontosunu seçerek erken ödeme yapmasını teşvik edecektir.

"Tahsilatın hızlandırılması nedir, bunun için ne yapmak gerekir?" diye merak edenler için müşteriye alternatif bir ödeme planı sunmak gecikmeleri minimuma indirmenizi sağlar. Aynı zamanda müşteri ile kurduğunuz iletişimi bozulmadan sürdürebilmenize yardımcı olur.

 

4. Alacaklarınızı sınıflandırın

Tahsilattan sorumlu personelin tahsilat için tüm müşterilerine vakit ayırabilmesi zor olabilir. İşin içine yanlış kesilmiş faturalar, faturada belirtilen hizmet kaleminin açık ifade edilmemiş olması gibi sorunlar da eklenince müşteri mutabık olmadığı tutarı ödemek istemeyebilir. Alacakların yaşlandırma raporunu çıkarmanız ve bu raporda ilk önce yüksek tutarlı alacaklara, ardından süresini geçmiş alacaklara ekstra önem vererek, alacaklarınızı yönetirken tahsil edeceğiniz tutarı arttırabileceğiniz önem sıralaması elde etmiş olursunuz.

 

5. Fiyatlama politikasını sadeleştirin

Tahsilatla ilgili en önemli problemlerden biri de müşterilerin hatalı faturalara itiraz etmesidir. Faturanın kontrolü, geri çağrılması, düzeltilmesi alacaklar için ciddi zaman kaybına yol açabilir. Özellikle bu sorunlar yıl sonunda yaşandığında faturaların düzeltilmesi de problem olmaktadır. Marketlerde fişi elimize aldığımızda indirimli zannettiğimiz ürünün bize indirimsiz satıldığına sıkça rastlamışsınızdır.

Bu gibi problemleri basit bir fiyatlama politikasını izleyerek azaltabilirsiniz. En basit fiyatlama da bir ürünün bir fiyatının olması ve hiçbir indirim uygulanmamasıdır. Ancak eminim buna satış departmanı ve müşterileriniz karşı çıkacaklardır.

Etkili tahsilat arttırma yöntemleri kapsamında en basit olarak tanımladığım bu fiyatlama yöntemine ne kadar yakın bir yöntem izlerseniz, faturalarınızın onaylanması ve ödemelerin çıkarılması o kadar hızlanacaktır.

 

6. Gelen ödemeleri ve faturaları düzenli kaydedin

Alacak takibinin iyileşmesi için gelen ödemelerinizi düzenli olarak kaydedin. Aksi takdirde halihazırda ödemesini yapmış müşterilerinizi tekrar tekrar arayarak gereksiz zaman kaybı yaşarsınız.

Tahsilatlardan sorumlu personele, işinizin gerektirdiği ölçüde bir sıklık belirleyerek tahsilat kayıtlarını yapmasını sağlayın. Özellikle kredi limiti uygulayan şirketler için, ay sonları ve yıl sonlarında tahsilat kayıtlarını sıklaştırmanızda fayda var.

Müşterilerden sadece ödeme değil fatura da gelebilir. İşletmenizde fatura kesen birim ya da satış departmanı sık hata yapıyorsa müşteriden iade edilen fatura sayısı artabilir.

 

7. Teknolojiden faydalanın

Muhasebenizi kendi içinizde yapmıyor olabilirsiniz ancak, hesaplarınızı mutlaka kendiniz takip ediyorsunuz. Bir yandan satış peşinde koştururken, diğer yandan da alacakları takip etmek ciddi iş yükü getirir. Bunun üstesinden gelmek ve online tahsilat hizmetini kullanarak iş sürecinizi kolaylaştırmak için “Paraşüt” gibi uygulamalardan faydalanabilirsiniz. Müşterilerinizi tanımlayıp, faturalarınızı kaydedip, alacaklarınızın takibini uygulama üzerinden otomatik olarak yapabilirsiniz.

Eğer Paraşüt abonesi değilseniz Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz denemeye başlayabilirsiniz: