Ön Muhasebe Nedir? Neden Önemlidir?

Eğer yeni kurulmuş bir işletmeniz varsa veya halihazırda uzun süredir kendi işinizin patronuysanız sık sık duyduğunuz ya da duyacağınız bir terimdir ön muhasebe. Sıklıkla genel muhasebeyle karıştırılır ve bu sebeple yanlış bir algı oluşur. İşlev olarak bakıldığında zaman zaman genel muhasebeden daha çok önem taşır ve bir şirketin can damarı niteliğindedir. Peki ön muhasebeyi bu kadar önemli yapan şey nedir?

8 dk
Ön muhasebe nedir

Ön Muhasebe Ne Demek?

Ön muhasebe şirketin finansal yönetimini sağlayacak her türlü veriyi takip eder. İşletmenin nakit parası, müşterileri, stokları, çekleri, faturaları, teklif yönetimi, banka hesapları, senetleri gibi temel unsurlarının kayıtlarını ve bunların hareketlerini takip etmek için kullanılır. Ön muhasebe şirketin kendi bünyesinde tutulmalıdır.

Ön Muhasebe Neden Önemlidir?

İşletmeleri ilgilendiren en önemli finansal bilgiler ön muhasebe kapsamında takip edilir. Bir işletme sahibi, şirketine fotokopi makinesi almak istediğinde bile önce finansal durumunu kontrol etmelidir. Aksi takdirde nakit sıkıntısı yaşayabilir. Bu nedenle işletme sahibinin ihtiyacı olduğu bilgilere anında ulaşabilmesi için ön muhasebesini kendi bünyesinde takip etmesi gerekir.

Ön Muhasebede İlgilenilmesi Gereken Konular Neler?

Ön muhasebede bulunan unsurların belli başlı bazı işlevleri vardır. Bunları daha yakından incelemek gerekirse;

  • Müşteri-Tedarikçi (Cari) Hesap Takibi: Şirketinizin müşteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı cari hesaplarınızdır. Her türlü alım satım işlemini, tahsilat ve ödemelerinizi, borç ve alacak takibi ile cari hesap takibi yapılabilir.

  • Fatura ve İrsaliye Takibi: Satış ve alış işlemlerinizi gerçekleştirirken fatura ve irsaliyelerinizi takip etmeniz çok önemlidir. Bunun düzenli takip edilmesi, ileri vadede işletmenize büyük fayda sağlar.

  • Stok Giriş/Çıkış Takibi: Ürün alım satımı yapan firmalar için depolarındaki malın takibinin yapılması önemli bir konudur. Stok takibini düzenli olarak yaparak en çok satılan ürünleriniz hakkında öngörü sahibi olabilirsiniz. En çok satılan ürünlerinizden elinizde stok birikimi olmayacak kadar asgari miktarda bulunmasını sağlayabilirsiniz.

  • Çek/Senetleri Takibi: Nakit alışveriş yapmadığınız zamanlarda ödemelerinizi çek veya senetle almak isteyebilirsiniz. Bu durumda çek ve senetlerinizin takibini yapmanız önemlidir. Eğer size olan borç karşılığında çek alıyor ve müşterinize olan borcunuz karşılığında bu çeki bozdurmadan çek cirolama işlemi yapıyorsanız çek takibi yapmak ekstra önem kazanır. Senetlerinizi de vade tarihleriyle birlikte takip etmek nakit akışınızı bilebilmeniz için önemlidir.

  • Çalışan Takibi: Çalışanlarınızla olan işlemlerde maaş, avans, prim, vergi giderlerini takip etmek ve çalışanlarınızın bakiyesini bilerek ödemelerinizi ona göre planlamak önemlidir. Ayrıca, çalışanlarınız şirket adına cepten harcamalar yapıyorsa bunların da ayrıca takibinin yapılması gerekmektedir.

  • Kasa/Banka Hesap Takibi: Bankaya yatırılan paralar, bankadan çekilen paralar, ödenen çekler, yapılan veya gelen havalelerin hepsi nakit akışı kategorisindedir. Şirketinizin nakit akışının yönetilmesi büyük bir önem taşır.

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?

Diyelim ki bu işlemler gözünüzü korkuttu ve nasıl baş edeceğim diye düşünmeye başladınız. O halde şimdiye kadar denenmiş geleneksel yöntemlerden bahsedelim.

Ön Muhasebe için Defter Kullanmak

Bunlardan biri en geleneksel yöntem olan ve bakkal hesabı olarak bilinen “Deftere Yazma” yöntemi. Tüm ön muhasebenizi deftere kaydeder ve gerektiğinde tüm vaktinizi ilgili sayfayı bulmakla harcarsınız. İlaveten defterin yırtılma veya kaybolması gibi hiç hoş olmayan ihtimallerden bahsetmeye gerek bile yok. Kulağa çok da mantıklı gelmedi değil mi?

Ön Muhasebe için Excel Kullanmak

Bir diğer yöntem Excel’e kaydetme yöntemi. Bu yöntemde işin içine formüller ve diğer fonksiyonlar girdikten sonra oldukça karmaşık hale gelmeye başlayabiliyor. İyi bir Excel kullanıcısı değilseniz istediğiniz raporları veya tabloları oluşturmanız saatlerinizi, hatta bazı durumlarda günlerinizi alabilir. Excel’i yalnızca bilgisayarınızda tutuyorsanız ve herhangi bir yedekleme yapmadıysanız, kaybolması, bilgisayarınızın bozulması ve çalınması durumunda verilerinizi kaybedebilirsiniz. Büyük miktarda veri ile çalışmanız halinde ise birden çok çalışma sayfasına ihtiyacınız olur ve bu da karmaşık bir hal alabilir. Bu gibi durumlarda üzerinde çalıştığınız dosyanın çok yavaşlaması ya da çökmesi gibi sonuçlarla karşılaşmak kaçınılmazdır. Excel’in bir diğer zorluğu ise daha önce yapmış olduğunuz işlemlerinizi ararken bulmanın hiç de kolay olmamasıdır.

Ön Muhasebenin Şirket İçinde Tutulması

Bazı şirketler ise çoğunlukla şirket içinde bir muhasebeciye sahip olduklarından, bir masaüstü yazılım ve bir ön muhasebe elemanı yardımıyla işlerini çözebiliyorlar. Bu durumda yazılımın lisans ücretini, bununla beraber gelecek danışmanlık ücretlerini ve ön muhasebe elemanı çalıştırmanın getirdiği maliyetleri hesaba katmakta fayda var.

Peki Ön Muhasebe Yerine Asıl İşlerine Odaklanmak İsteyenler Ne Yapıyor?

Bunun dışında finans yönetiminde zorlanmamak için finansal verilerini online ön muhasebe programlarında tutmayı tercih eden firmalar da bulunmaktadır. Paraşüt gibi bir online ön muhasebe programı ile verileriniz bulut tabanlı bir uygulamada tutulur. Böylece internete erişiminiz olan her yerden bilgilerinize erişim sağlayabilirsiniz. Üstelik verilerinizin kaybolması, defterinizin zarar görmesi ve Excel tablolarınızın çökmesi gibi sıkıntılar da yaşamazsınız.

Ön Muhasebe Programı Paraşüt'ün Ne Avantajları Var?

1. Programı Kullanmaya Başlamak Çok Kolay!

Masa üstü programları kullanmak için özel donanım, yazılım ve kurulum gerekir. Paraşüt’ü kullanmaya başlamanız içinse sadece www.parasut.com da e-posta ve parolanızı girerek üyelik hesabı oluşturmanız yeterli. Böylece ilk 14 gün Paraşüt’ü ücretsiz kullanabilirsiniz. Deneme sürenizin sonunda Paraşüt’ü aylık abone olarak kullanmaya devam edebilirsiniz.

2. Eğitim Almanıza Gerek Yok!

İnternet kullanan herkes Paraşüt’ü de kullanabilir. Paraşüt’ün basit, kullanışlı bir program olmasına çok dikkat ediyoruz. Program içinde kullandığımız dilin herkes tarafından rahatlıkla anlaşılabilir olmasına önem veriyoruz. Uzmanlık gerektiren teknik terimler kullanmıyoruz. Çünkü hedefimiz finansçıların muhasebecilerin değil, bu alanların dışındaki girişimcilerin de kolayca Paraşüt’ü kullanabilmesi.

3. Formüllerle, Tablolarla Uğraşmanıza Gerek Yok!

Paraşüt Excel tablolarını kullanmaktan çok daha kolay ve üstelik otomatik. Formül yok, bağlantı yok, dosya bozuldu, bilgisayar çöktü derdi yok. Sadece, verilerinizi girip, kaydetmeniz yeterli.

4. İstediğiniz An İnternet Olan Her Yerden Ulaşın!

Paraşüt web tabanlı bir program olduğu için herhangi bir cihaza kurulması gerekmez. İster gece uykunuz kaçtığında evinizden, ister bir fuarda dizüstü bilgisayarınızdan, ister şantiyenizden programa ulaşabilirsiniz. Ayrıca Mac ya da PC kullanıcısı olmanız hiçbir şeyi değiştirmez. Masa üstü çözümlerden farklı olarak Mac’te de Paraşüt kullanabilir ve tam performans sağlarsınız.

5. Ekip Arkadaşlarınız da Paraşüt’te Çalışsın!

Ortaklarınız, çalışanlarınız, muhasebeciniz, istediğiniz herkesi Paraşüt’te kullanıcı olarak tanımlayabilirsiniz. Bu kişilerin her birine istediğiniz düzeyde yetkilendirme verebilirsiniz. Üstelik sizden bunun için hiçbir ek ücret talep edilmez. Böylece bu kişiler sadece kendilerine verilen yetki seviyesine göre ilgili bölümlere ulaşabilir, görüntüleyebilir ya da veri girişi yapabilirler.

6. Hiçbir Fatura Programı Bu Kadar Hızlı Olmamıştı!

Bir defa fatura şablonu ayarınızı yaptıktan sonra kesmek istediğini fatura bilgilerini kaydedip, “Yazdır” butonuna tıklamanız yeterli. Yazıcınızdan hızlıca fatura çıktınızı alabilirsiniz.

Yeniden bir fatura oluşturmak istediğinizde Paraşüt sizin önceki verilerinizi hatırlar ve giriş yapmaya başladığınızda müşteri bilgisi, ürün hizmet bilgisi gibi verileri otomatik tamamlar.

Düzenli kestiğiniz faturalara tekrarlama emri vererek, istediğiniz zaman yeniden oluşturulmasını sağlarsınız. Tekrar tekrar fatura oluşturmak zorunda kalmazsınız.

7. Tahsilat veya Ödemelerin Gözünüzden Kaçma Riski Yok!

İsterseniz tahsilatınızın gecikmesi durumunda faturanızı müşterinizle paylaşarak, müşterinize hatırlatma yapabilirsiniz. Faturanızda hatalı veya müşterinizle anlaşamadığınız bir nokta varsa müşterinizle mesajlaşarak belki de telefon bile etmenize gerek kalmadan sorunu çözebilirsiniz.

Tahsilat ve ödeme haftalarında Paraşüt size hatırlatma mailleri gönderir. Siz de tahsilat ve ödemelerinizi başka yollarla hatırlamaya çalışmaktan, kurtulursunuz.

8. Cari hesaplarınızı tek bir bakışta takip edebilirsiniz!

Fatura, tahsilat ve ödemelerinizi kaydettikçe cari hesaplarınız otomatik güncellenir. Müşteri ve tedarikçi hesaplarınıza ait gerçekleşmiş, gecikmiş ve gelecek tüm tahsilat ve ödemelerinizi anında görüntüleyebilirsiniz.

9. Raporlar Program Tarafından Otomatik Oluşturulur!

Paraşüt’te her şey sizin faturalarınızı oluşturmanızla ilişkilidir. Siz faturalarınızı oluşturup, tahsilat ve ödeme tarihlerini belirleyin yeter. Programda raporlarınız otomatik oluşur. Siz de istediğiniz an raporlarınıza ulaşabilirsiniz.

Paraşüt'ü hemen 14 gün ücretsiz deneyin:

Ön muhasebenin genel muhasebeden farkını merak ediyorsanız, ilgili blog yazımıza da göz atabilir, henüz Paraşüt kullanıcısı değilseniz, Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

Ücretsiz Deneyin

Diğer Yazılarımız

Ticari Sicil Kaydı Nasıl Yapılır?

Neden Excel Yerine Online Ön Muhasebe Programı Kullanmalısınız?

Zerrin Azman

Zerrin Azman

Zerrin Azman, Paraşüt Pazarlama departmanında staj yapıyor. Paraşüt kullanımı ile ilgili içerikler hazırlıyor.

Bültenimize katılın, hiçbir içeriği kaçırmayın!