Cari hesap nedir? Cari hesap takibi nasıl yapılır?

İşletmeler için müşteri ve tedarikçilerle yapılan alışverişlerin düzenli şekilde takip edilmesi finansal yönetimin temelini oluşturur. Bu noktada devreye cari hesap takibi girer. Cari hesap sistemi sayesinde işletmeler; kimden ne kadar alacağı olduğunu, kime ne kadar borcu bulunduğunu ve ödeme vadelerini kolayca izleyebilir.

Özellikle çok sayıda müşteri ve tedarikçiyle çalışan işletmeler için cari hesap yönetimi, nakit akışını doğru planlamak ve finansal riskleri azaltmak açısından kritik öneme sahiptir.

Bu rehberde:

• Cari hesap nedir?
• Cari hesap nasıl tutulur?
• Cari hesap sözleşmesi nedir?
• Cari hesap takibi nasıl yapılır?

gibi konuları sade ve anlaşılır bir şekilde ele alıyoruz.

Cari hesap, işletmelerin müşteri, tedarikçi veya iş ortaklarıyla yaptığı ticari işlemlerin borç ve alacak bazında kaydedildiği hesap türüdür.
 

Basit bir ifadeyle cari hesap, işletmenin:

• Kimden alacağı olduğunu
• Kime borcu bulunduğunu
• Yapılan işlemlerin tarih ve tutarlarını düzenli şekilde takip etmeyi sağlar.

Cari hesaplar genellikle ön muhasebe süreçlerinin temelini oluşturur. Bu nedenle birçok işletme cari hesap takibini muhasebe sistemlerinin merkezine yerleştirir. Ön muhasebe süreçleri hakkında daha detaylı bilgi için ön muhasebe nedir içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Cari hesap, şirketinizin müşteri ve tedarikçileri ile arasında geçen tüm işlemlerin toplandığı hesaptır. Müşterinize bir mal satar, alacak yazarsınız (daha güzeli tahsilat yaparsınız) ya da satış faturası kesersiniz. Tedarikçinizden mal/hizmet alırsınız gider yazar ya da alış faturası oluşturursunuz.

Ticaret Kanununun 89. maddesinde cari hesap; “İki kişinin herhangi bir hukuki sebep veya ilişkiden doğan alacaklarını teker teker ve ayrı ayrı istemekten karşılıklı olarak vazgeçip bunları kalem kalem alacak ve borç şekline çevirerek hesabın kesilmesinden sonra çıkacak artan tutarı isteyebileceklerine ilişkin sözleşme” şeklinde tanımlanır.

Özellikle devamlı ticari ilişki içinde olduğunuz müşterileriniz için cari hesap takibi ayrıca önemlidir. Cari hesap, bir ürün ya da hizmet satışı yapan ve o ürün ve hizmeti alan kişinin para, mal, hizmet ve diğer hususlardan dolayı birbirlerindeki alacaklarını ayrı ayrı istemekten karşılıklı olarak vazgeçmesi ve bunları hesap kesim tarihinde ödemek üzere kaydettikleri hesap olarak işlev görmektedir.

Cari hesap takibi yaparak borç ve alacaklarınızı detaylı bir biçimde izleyebilir, şirket için gerekli raporlar bu bilgilere dayanarak hazırlanabilir ve olası ihtilaf durumlarında daha kolay uzlaşmaya varılabilir. İyi bir yönetim ile hangi müşteriden ne kadar alacağınız olduğunu, kime ne kadar ödeme yapmanız gerektiğini kolaylıkla takip edebilirsiniz. Ayrıca, yalnızca geçmiş dönem bilgilerini, güncel bilgi takibi de yapmanız mümkündür.

Genel bir işleyiş planına sahip olmanız için de yönetim önem kazanır. Çünkü, cari hesap alacağı durumunun belirlendiği gibi herhangi bir ödemede herhangi bir aksama yaşanması direkt tespit edilebilir. Bunun yanı sıra ne zaman ödeme geleceğinin bilinmesi de kendi firmanızın işleyişi ve yapacağınız diğer harcamalar için faydalıdır.

Sürekli bir ticari ilişki içinde olan iki tarafın alacak ve borçlarını tek tek ve ayrı ayrı tahsil etmek yerine bunları kalem kalem alacak ve borç biçiminde not ederek hesabın kesilmesinden sonra çıkacak tutarı istemeyi kararlaştırdıkları sözleşmeye cari hesap sözleşmesi denir.

Muhasebe açısından cari hesap, işletmenin ticari ilişkide bulunduğu kişi veya kurumlarla yapılan işlemlerin borç ve alacak hareketleriyle kaydedildiği hesap sistemidir.

Örneğin:

• Bir müşteriye satış yaptığınızda alacak oluşur
• Bir tedarikçiden mal aldığınızda borç oluşur

Bu işlemler cari hesapta kayıt altına alınır ve zaman içinde oluşan toplam fark cari bakiye olarak görülür.
 

Cari hesaplar sayesinde işletmeler:

• Müşteri borçlarını
• Tedarikçi ödemelerini
• Tahsilat durumlarını
• tek bir yerden takip edebilir.

Cari hesap kavramı yalnızca muhasebe uygulaması değil, aynı zamanda hukuki bir sözleşme ilişkisidir. Türk Ticaret Kanunu’nun 89. maddesine göre cari hesap sözleşmesi; iki tarafın birbirlerinden doğan alacaklarını tek tek talep etmek yerine, hesap dönemi sonunda ortaya çıkan bakiyeyi talep etmeyi kabul ettikleri bir sözleşme türüdür.

Resmi düzenlemeye göre:

• Taraflar arasındaki işlemler hesapta birikir
• Hesap döneminin sonunda net bakiye belirlenir
• Sadece bu bakiye talep edilir

Bu düzenleme ticari ilişkilerde hesap karmaşasını azaltmayı ve işlemleri kolaylaştırmayı amaçlar.

Resmi mevzuata Türk Ticaret Kanunu üzerinden ulaşabilirsiniz.

Bankacılıkta cari hesap genellikle vadesiz hesap anlamında kullanılır. Bu hesaplar günlük finansal işlemlerin yürütülmesini sağlar.

Cari hesap kayıtlarının sağlıklı tutulabilmesi için işlemleri destekleyen belgeler gerekir. En yaygın kullanılan cari hesap belgeleri şunlardır:

• Fatura
• İrsaliye
• Dekont ve banka hareketleri
• Tahsilat makbuzları
• Mutabakat formları

Örneğin satış işlemleri genellikle fatura ile kayıt altına alınır. Fatura hakkında detaylı bilgi için fatura nedir içeriğini inceleyebilirsiniz. Mal sevkiyatlarında ise çoğunlukla irsaliye düzenlenir. Konu hakkında ayrıntılı bilgi için e-irsaliye nedir yazımıza göz atabilirsiniz.

Cari hesap tutmanın temel amacı işletmenin borç ve alacaklarını düzenli şekilde kaydetmektir.

Genel olarak cari hesap takibi şu adımlarla yapılır:
 

1- Müşteri veya tedarikçi için cari kart oluşturulur

2- Yapılan satış veya alış işlemleri kaydedilir

3- Tahsilat ve ödemeler işlenir

4- Cari bakiye düzenli olarak kontrol edilir

5- Belirli dönemlerde mutabakat yapılır

Bu işlemler manuel olarak yapılabileceği gibi ön muhasebe programları ile otomatik olarak da yönetilebilir.

Cari hesap sözleşmesi, iki tarafın aralarındaki ticari işlemleri tek tek tahsil etmek yerine hesap döneminin sonunda oluşan net bakiyeyi talep etmeyi kabul ettiği sözleşmedir.

Bu sözleşme sayesinde:

• çok sayıda işlem tek tek takip edilmez
• borç ve alacaklar hesapta birikir
• dönem sonunda net bakiye belirlenir

Cari hesap sözleşmeleri özellikle sürekli ticari ilişki bulunan işletmelerde sık kullanılır.

Bir başka merak edilen kavram da, cari dönemdir. Cari dönem, en genel tanımıyla yürürlükte olan, içinde bulunulan dönemi temsil eder.

Örneğin, bir işletmenin ödeme dengelerini analiz edebilmesi, ne gibi alanlara yatırım yapıldığını, harcamalarının ne ölçüde arttığı veya azaldığını tespit edebilmek için cari dönem bazında bir değerlendirme verimli olacaktır. Bu değerlendirme, dönemler arası karşılaştırma yapılmasına da imkan verdiği için önem taşır.

Cari hesap sözleşmesi genellikle şu taraflar arasında yapılır:

• şirketler
• tacirler
• ticari işletmeler
• tedarikçi ve bayiler

Türk Ticaret Kanunu’na göre bu sözleşme özellikle ticari işletmeler arasında yaygın olarak kullanılır.

Cari hesap yönetimi işletmeler için finansal sağlığın önemli göstergelerinden biridir.

Düzenli cari hesap takibi sayesinde işletmeler:

• tahsilatlarını gecikmeden takip eder
• borçlarını planlı şekilde öder
• nakit akışını daha doğru yönetir
• finansal riskleri azaltır

Özellikle büyüyen işletmelerde cari hesapların kontrol edilmemesi nakit sıkıntılarına ve tahsilat sorunlarına yol açabilir.

Cari hesap takibi genel olarak iki yöntemle yapılır. Küçük işletmeler çoğunlukla cari hesaplarını cari hesap defteri veya Excel tabloları ile takip eder. Bu yöntem manuel kayıt esasına dayanır.

Günümüzde birçok işletme cari hesap takibini bulut tabanlı ön muhasebe programları ile yapmaktadır.

Bu sistemler sayesinde:

- cari hesaplar otomatik güncellenir

- borç ve alacaklar anlık takip edilir

- raporlar hızlıca oluşturulur

- tahsilat hatırlatmaları yapılabilir

Ayrıca sistemler üzerinden e-mutabakat süreçleri de kolayca yönetilebilir. Konuyla ilgili detaylı bilgi için mutabakat nedir içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

Bildiğiniz üzere, ticaretin doğasında alacak ve verecek dengesi vardır ve şirketler arasında yapılan alım satım işlemlerinde bir borç ve alacak ilişki doğar. Bu borç ilişkisinde şirketler cari hesap oluşturur. Fakat bu hesaplar, durağan ve standart değildir. Bir firmanın, başka bir firmadan hizmet veya ürün satın alması ile o firmaya cari hesap borcu oluşmuş olur. Cari hesap borcu ve alacağı, ticari ilişkilerde oluşan finansal yükümlülükleri ifade eder.

Cari alacak: müşteriden tahsil edilmesi gereken tutar

Cari borç: tedarikçiye ödenmesi gereken tutar

Muhasebede karşımıza çıkan terimlerden biri de cari bakiye. Henüz nakdi olarak ödenmemiş bakiye bedelini cari bakiye olarak tanımlayabiliriz. Bir başka deyişle, borç ve alacak arasındaki farkı gösterir. Cari bakiyesi, borç bakiyesi veya alacak bakiyesini içerir. Borç bakiyesi, cari hesap bakiyesinin tarafımıza borçlu olduğu anlamına gelir. Alacak bakiyesinde ise tersi bir durum söz konusudur; cari hesap alacağı olduğunu gösterir. Burada belirtilen durumlara göre, borç veya alacak hareketlerinin hangi tarihlerde yapılacağı hareket vade tarihine göre düzenlenir.

Cari bakiye, cari hesapta bulunan toplam borç ve alacak farkını ifade eder.
 

Alacak fazla ise → işletmenin alacağı vardır

Borç fazla ise → işletmenin borcu vardır

Cari kod, işletmenin müşteri veya tedarikçilerini sistemde ayırt etmek için kullanılan benzersiz tanımlama numarasıdır. Cari kod, bir muhasebe terimi olarak karşımıza çıkar. Muhasebede hesabı tutulan her cari karta bir kod verilir, bu koda da cari kod denir. Ön muhasebe işlemlerinde kayıtlı olan bu cari kodlar üzerinden tüzel veya şahıs firmalarına ulaşılır ve kod ile ilgilinin hesabına işlenir.

Örneğin:

M001 → müşteri

T001 → tedarikçi

gibi kodlar kullanılabilir.

Kod verilirken kendinize özel bir gruplama yaparak filtreleyebilirsiniz. Cari hesap kodu oluştururken alıcı iseniz kodunuzu A ile, satıcı iseniz S olarak başlatabilirsiniz. 

Cari kart, müşteri veya tedarikçiye ait bilgilerin tutulduğu kayıt alanıdır.

Genellikle şu bilgileri içerir:

• firma adı
• iletişim bilgileri
• vergi numarası
• ödeme koşulları
• cari bakiye

Bildiğiniz üzere, işletmelerin bilançoları iki ana kısımdan oluşur. Bunlardan biri işletmenin kaynakları, diğeri ise bu varlıkların hangi kaynaklar ile elde edildiği ile ilgilidir. Bu varlıklar da dönen varlıklar ve duran varlıklar olarak ikiye ayrılır. Bu kavramları aklımızda yer etmesi için şöyle kodlayabiliriz: Kısa vadeli yatırımlar, dönen varlıklar; uzun vadeli yatırımlar ise duran varlıklardır.

İşte cari oran da tam bu noktada önem kazanır. Bir işletmenin likit varlıklarını gösteren varlıklar dönen varlıklardır. Dönen varlıkların vadesi bir yıldan kısa olan borçlarına oranına cari oran denir. Bir başka deyişle, cari oran şirketin dönen varlıklarının kısa vadeli borçlarını karşılama oranıdır.

Cari oran hesaplama ise formülize edersek şöyledir:

Cari Oran = Dönen Varlıklar / Kısa Vadeli Yabancı Kaynaklar

Formülden de gördüğünüz üzere, cari oran hesaplanmasında dönen varlıklar ve kısa vadeli yabancı kaynaklar kullanılır. Dönen varlıkların kısa vadeli yabancı kaynaklara bölünmesiyle cari oran bulunur. Cari oran, işletme sermayesinin yeterliliğini gösterir. Firmalar cari oranlarını, firmanın kısa vadeli borçlarını ödeyebilme gücünü tespit etmek için hesaplarlar. Özellikle banka kredi başvurusunda bulunan firmalar için önem taşır. Bu noktada "cari oran kaç olmalıdır?" sorularına sıkça rastlarız. Bu, firmanın bulunduğu sektöre, ülke ekonomisine, piyasa koşullarına göre değişiklik gösterebilir.

Ülkemizi esas aldığımızda 1.5-2 arasında bir değer makul görülmektedir. Fakat, bir işletmenin hesaplamasında cari oran 1'den küçük çıkarsa bu, işletmenin yeterli varlığa sahip olmadığı anlamına gelir. Bu durumun nedenleri arasında firmanın zarar etmesi, kısa vadeli borçlanmanın artması, duran varlık satın almaları veya mevcuttaki kısa vadeli borç kalemlerindeki artış olabilir.

Cari hesap takibini işletme sahibi ya da şirket içinde yetkilendirilmiş herhangi bir personel yapabilir. Şirketinizin resmi muhasebecisi, esas olarak devlete karşı yükümlülüklerin yerine getirilmesinden sorumludur ve eline ulaşan belgeler geçmişe yönelik olduğu için şirkete güncel durumuna dair bilgi veremez.

Pek çok işletme tutulması zorunlu resmi evraklar ile cari hesap takibi yaptığı yanılgısına düşüyor. Ancak bu evraklardan ancak geçmişe dair bilgi almak mümkün. Cari hesap takibinden fayda sağlayabilmek için sadece geçmiş bilgileri değil, güncel bilgileri de takip edebilir durumda olmalısınız.

İşletmeler genelde cari hesaplarını Cari Hesap Defterinde ya da Excel tablolarında tutma yoluna gidiyor.

Baştan belirtmemizde fayda var: Cari hesaplarınızı Cari Hesap Defterinden takip etmek oldukça teferruatlı bir iş. Defteri 3 ana parçaya ayırıp bir bölümde müşterilerden alacaklarınızı, bir bölümde satıcılara olan borçlarınızı ve son bölümde de örneğin vergi borcu gibi diğer borç ve alacaklarınızı ayrı ayrı tutmaya çalışmalısınız. Öte yandan bu yolla ihtiyacınız olan raporları çıkarmak da zor, hatta imkansız.

Excel’le çalışmaya karar verirseniz, her müşteri ve tedarikçi için ayrı ayrı düzenlenmiş cari hesap kartları oluşturmalısınız. Bu kartların içinde cari hesap tipi, takip numarası, ad/unvan, alacak bakiyesi, borç bakiyesi gibi bilgiler koymalı ve kartları sürekli güncellemelisiniz. Zaman içinde artan Excel tablolarını kontrol etmek, birbiriyle ilişkilendirmek ve olası insan hatalarını engellemek tüm titiz çalışma çabalarına rağmen ne yazık ki oldukça güç.

Sonuç olarak her iki durumda da cari hesap takibi için ciddi zaman ve emek sarf etmek zorundasınız. Bir üçüncü çözüm ise şirket içinde bir uzman bulundurmak ve böylece, masaüstü bir muhasebe programından faydalanmak olabilir. Ancak küçük işletmelerin çoğu içeride masaüstü çözüm kullanabilecek uzman bir personel kaynağına sahip değil. Bu nedenle günümüzde web tabanlı cari hesap yönetim programlarına duyulan ilgi hızla artıyor.

E-mutabakat, işletmelerin cari hesap bakiyelerini dijital ortamda karşılıklı olarak doğruladığı süreçtir.

Bu yöntem sayesinde:

• manuel mutabakat süreci ortadan kalkar
• hata riski azalır
• süreçler hızlanır.

Cari hesap ekstresi, belirli bir dönem içinde cari hesapta gerçekleşen tüm işlemlerin listelendiği rapordur.
 

Ekstrede genellikle şu bilgiler yer alır:

• işlem tarihi
• işlem türü
• borç ve alacak tutarı
• bakiye

Paraşüt, Türkiye mevzuatına uygun olarak geliştirilmiş bulut tabanlı bir ön muhasebe ve fatura yönetim uygulamasıdır. Geleneksel masaüstü muhasebe programlarından pek çok yönleriyle ayrılır:

• Web tabanlı kullanım
  Geleneksel muhasebe programları genellikle bilgisayara kurulur ve yalnızca o cihazdan kullanılabilir. Paraşüt ise web tabanlıdır; internet bağlantısı olan her yerden giriş yaparak işlemlerinizi yönetebilirsiniz.
   
• Bulut teknolojisi ile veri erişimi
  Masaüstü programlarda veriler genellikle tek bir bilgisayarda tutulur. Paraşüt’te ise veriler bulutta saklanır ve şirket yetkilileri tarafından istendiği zaman ve istenilen yerden güvenli şekilde erişilebilir.
   
• Kolay ve kullanıcı dostu arayüz
  Geleneksel muhasebe yazılımlarında karmaşık ekranlar ve çok sayıda teknik işlem bulunabilir. Paraşüt’te ise sade arayüz sayesinde temel internet kullanıcıları bile kısa sürede işlemlerini gerçekleştirebilir.
   
• Eğitim gerektirmeden kullanılabilir
  Bazı muhasebe programlarının kullanımı için teknik eğitim gerekebilir. Paraşüt’te ise fatura kesme, cari hesap takibi veya gelir–gider yönetimi gibi işlemler pratik adımlarla yapılabilir.
   
• Ön muhasebe süreçlerini tek yerde toplama
  Fatura düzenleme, cari hesap takibi, tahsilat ve gider yönetimi gibi birçok işlem tek bir panel üzerinden takip edilebilir.
   
• Mobil ve esnek kullanım
  Masaüstü programlarda işlemler çoğunlukla ofis bilgisayarından yapılır. Paraşüt sayesinde işletmeler bilgisayar veya mobil cihaz üzerinden finansal işlemlerini yönetebilir.
   
• Yapay zeka destekli işlemler
  Paraşüt’ün sunduğu yapay zeka destekli özellikler sayesinde bazı finansal işlemler daha hızlı gerçekleştirilir. Örneğin fiş ve gider belgeleri kamera ile okutularak otomatik gider kaydı oluşturulabilir, böylece manuel veri girişi ihtiyacı azalır.

Bu özellikler sayesinde Paraşüt, işletmelerin ön muhasebe süreçlerini daha pratik ve erişilebilir bir şekilde yönetmesine yardımcı olur.

Sizin için onu da düşündük. Özellikle durgunluk ve kriz dönemlerinde işletmelerin karşılaştığı en büyük sorun tahsilatların aksaması. Bu da gelir gider dengesinde bozulma demek. Biz de "Alacaklarınızı nasıl daha hızlı tahsil edebilirsiniz?" başlığı ile bir elektronik kitap hazırladık. Bunun için kitabımızı inceleyebilirsiniz.

• Paraşüt’ün "Güncel Durum" sayfasından toplam tahsilat ve ödemelerinizi görebilirsiniz.

• Tek bakışta müşterinizin açık faturalarını görüntüleyerek güncel durum bakiyenize hakim olabilirsiniz.
• E-posta ile otomatik tahsilat ve ödeme hatırlatmaları alarak takip işinizi kolaylaştırabilirsiniz.
• Ekstrenizi müşterinizle e-posta ile paylaşarak ödemelerini hatırlatabilir, tahsilatlarınızı hızlandırabilirsiniz. 
  
  
  
   
• Tahsilat ve Ödemeler raporlarında 30, 60, 90, 120 gün ve üzeri için gecikmiş tahsilat ve ödemelerinizi listeleyebilirsiniz. 
• İçeride cari hesap takibi yapmak için ayrıca bir personel bulundurmak zorunda kalmazsınız.
• Tekliflerinizi kolayca oluşturabilir, müşteriniz ile paylaşabilirsiniz. Teklif durumunuzu dilediğiniz yerden takip ederek, anında faturaya çevirebilirsiniz.
• Banka hesaplarınızı Paraşüt ile eşleştirerek cari bilgilerinizi otomatik güncelleyebilirsiniz.  

Paraşüt’ün mobil uygulaması sayesinde ofis dışında da cari hesap işlemleri yapmak ve yönetebilmek çok kolay! müşterilerinizin güncel bakiyesini zaman ve mekan sınırlaması olmadan her an takip edebilirsiniz.

Paraşüt’ün Cari Hesap Programı ile gelir ve giderlerinizi de dengeleyebilmeniz de mümkün. Paraşüt Cari Hesap programı ile size en çok kazandıran müşterilerinizin tespitini yapabilirsiniz.
 

Müşteri tespiti için; 
 

1. Müşterilerinizi kategorilendirerek, hangi müşteri grubuna odaklanmanız gerektiğini görebilir, 

2. Müşterilerinize özel olarak hazırladığınız fiyat listeleri ile “Kime ne fiyat verdim?” karışıklığından kurtulabilir, 

3. Faturanızı e-posta ile paylaşarak, carinizle kolay uzlaşma sağlayabilirsiniz.
 

Tekliflerinizi kolayca oluşturabilir, müşteriniz ile paylaşabilirsiniz. Teklif durumunuzu dilediğiniz yerden takip ederek, anında faturaya çevirebilirsiniz. Açık hesap çalıştığınız müşteri ve tedarikçilerinize ister çek ister nakit olarak ödeme ve tahsilat girebilirsiniz.

Müşteri ve tedarikçilerinizin fatura ve ödeme geçmişini hızlıca görüntüleyebilirsiniz.

Tüm vaktinizi ve enerjinizi asıl işinize ayırarak, işinizde katma değer sağlayacak konulara odaklanabilirsiniz.

Paraşüt kullanarak cari hesaplarınızı kolayca online yönetin. Hangi müşterinizden ne kadar alacağınız var, kime ne zaman ne kadar ödeme yapacaksınız takip edin. Paraşüt’ü ücretsiz denemeye başlayın!

Paraşüt’te Cari Hesap Takibi yaparak borç ve alacaklarınızı kolayca kontrol edebilirsiniz. Online ön muhasebe programı Paraşüt, yapmanız gereken tahsilat ve ödemelerin vade tarihi geldikçe size otomatik hatırlatma e-postaları gönderir.

Eğer, Müşteri Hatırlatma Ekle özelliğini kullanırsanız çalıştığınız firmaya da bu hatırlatma e-postaları gider. Böylece her iki taraf da alacak ve borçları ile ilgili güncel bilgiye sahip olur. Tahsilat ve ödeme yaptıkça Paraşüt’e işlemenizi ve cari hesap bakiyenizi sürekli olarak güncel tutmanız bu anlamda önemlidir. Kullanım Kılavuzumuzda yer alan Cari Hesap Takibi ile ilgili bölümden detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz.

https://www.parasut.com/blog/10-soruda-fatura-hakkinda-her-sey

Ön muhasebe nedir, nasıl yapılır?