Fatura hakkında bilmeniz gereken 10 şey

Bu yazımızı okuduğunuzda faturalama süreciyle ilgili aklınıza takılan soruların cevabını bulabileceksiniz. Üstelik yazımızın içerisinde size bir hediyemiz var!

 

1. Fatura Nerede ve Nasıl Bastırılır?

"Fatura ne demek?" sorusunu bir cümle ile açıklayarak başlayalım. Fatura, verilen hizmet veya yapılan iş karşılığında müşteriye bu hizmet veya işin bedeli olarak ödemesi gereken tutarın belgelendiği evraktır.

Faturalar kıymetli ve resmi evraklardır. Her yerde herkes basamaz. Fatura basma yetkisi Maliye Bakanlığı tarafından belirli koşulları sağlayan matbaalara verilir. Bu matbaalar şekil şartlarına uygun olarak basım yaparlar. Dolayısıyla, öncelikle faturalarınızı basmak için yetkisi olan bir matbaa ile iletişime geçmelisiniz.

Matbaanızdan fiyat teklifi alırken, basılmasını istediğiniz faturanın özelliklerini vermeniz gerekir. Fatura formatınızın A4 boyutunda olması uygulama açısından size kolaylık sağlar. Bu sayede piyasadaki birçok standart yazıcıdan çıktı alabilirsiniz.

Gelelim o meşhur kafa karışıklığına: "Faturanın aslı kimde kalır?"

Faturanın en az bir asıl, bir örnek olarak düzenlenmelidir. İrsaliyeli faturalar ise en az üç nüsha olarak düzenlenir. Bu faturanın ilk iki nüshası müşteriye verilir.

Size tavsiyemiz, en az 3 nüshalı fatura baskısı isteyin. İlk nüshayı müşteriye verin. Genelde ikinci nüsha muhasebe fişinin altına konulur. Üçüncü nüsha da faturalarınızın bulunduğu dosyada arşivlenir. Faturanın birden fazla olarak düzenlenmesi halinde her bir örneğe kaçıncı örnek olduğu yazılmalıdır.

Bu dosyada sadece sizin kestiğiniz faturaların üçüncü nüshası olur ve istediğiniz faturayı bu dosyada kolayca bulabilirsiniz.

Üç nüshanın renginin farklı olması, kopyaların karışmaması açısından iyi olur. Özel bir renk tercihiniz varsa, matbaanıza belirtmeyi unutmayın. Faturanızı kendiniz elle yazacaksınız fotokopili fatura da kullanabilirsiniz.

Genelde matbaa, faturada bulunması gereken asgari bilgileri sizden ister. Bunların yanında basılacak faturanın tasarımını pdf olarak pantone renkleri ile birlikte matbaaya iletmenizde fayda var.

Müşterinin ödeme yapacağı banka hesap numaralarını da iletirseniz, tahsilatlarınızı hızlandırmanıza destek olacaktır. Adet yükseldikçe, elbette ki maliyet düşecektir.

Ancak, herhangi bir logo, isim ya da adres değişikliğinde fatura iptal süreçleri ile uğraşmamak için bir yıl içinde kullanacağınız kadar basım yaptırmanız daha doğru olacaktır.

Matbaa, faturanızı basabilmek için sizden vergi levhası, yoklama tutanağı ya da KDV beyannamesinin tahakkuk fişi, imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesini isteyecektir.

 

2. Faturanın Üzerinde Bulunması Gereken Bilgiler Neler?

Faturalarınız resmi evraktır. Düzenlerken ve saklarken dikkat etmek gerekir. Üzerinde birçok bilgi yer alır: Firmanızın bilgisi- logo, ünvan, adres, vergi dairesi, vergi no, Mersis no, iletişim bilgileri, banka hesap bilgileri, sermaye vb- ; müşterinizin bilgileri -ünvan, adres, vergi dairesi, vergi no- ; Maliye Bakanlığı mührü, fatura tarihi, fatura seri no, satılan malın ya da hizmetin türü, tutarı, varsa KDV tutarı...

 

Fatura Nasıl Saklanmalı?

Fatura kesildikten sonra üzerine kaşe basılır ve şirket yetkilisi tarafından imzalanır. Faturalar sıra takip eder, sıra ile kesilir, sıra atlanmaz. Faturalarınız kaybolur ise vergi dairesine bildirimde bulunmanız gerekir.

Kesim esnasında yanlışlık yapılırsa yanlışlık yapılan faturalar çöpe atılmaz, tüm nüshaların üzerine “iptal” yazılır ve fatura dosyasında saklanır.

Faturanız herhangi bir sebepten dolayı yırtılır ya da parçalanırsa, parçalar bant ile birleştirilir ve tüm nüshaları ile beraber yine aynı dosyada saklanır. Faturalarınızı da diğer belgeler gibi vergi kanunları açısından 5 yıl saklamanız gerekir.

Yurtiçinden şirketinize kesilen faturalarda yukarıda bahsedilen bilgilerin, mühür ve imzaların bulunması gerekir. Eksiklik var ise bu faturalar kabul edilmez, iade edilir. Yurtdışından gelen faturalar için şekil şartı yoktur, geldikleri şekilde muhasebeleştirilirler.

 

3. Faturanın Kaç Gün İçinde Kesilmesi Gerekir?

Malın teslimi yapıldıktan ya da hizmet verildikten sonra 7 gün içinde fatura kesilmelidir. Eğer bu 7 günlük süre ile bir sonraki aya geçiş var ise faturanın kesimi için 7 günlük süre beklenmeden o ay içinde düzenlenmelidir. Çünkü faturanın ilgili ayın KDV beyannamesinde yer alması gerekir.

Size kesilen faturanın da aynı süreler içinde size ulaşması gerekir. Eğer size kesilen faturada yanlışlık varsa itirazınızı belirli süre içinde yapmalısınız. Size kesilen faturaları için, elinize ulaştıktan sonraki 7 gün içinde itirazınızı belirten bir mektubu iadeli taahhütlü ya da noter kanalı ile göndermeniz gerekir. Yıl içinde kesilen faturalar muhasebe kayıtlarına problemsiz alınır.

Eğer yıl atlaması var ise yani bir önceki yılın faturası size yeni ulaştı ise, fatura muhasebeleştirilir fakat faturanın bedeli gider yazılamaz. Aynı şekilde KDV’si de KKEG (kanunen kabul edilmeyen gider) olur. Hak kaybına uğramamak adına bu konuları mali müşaviriniz ile görüşmenizde fayda var.

Bu noktada "Fatura yanlış kesilirse nasıl düzeltilir?" sorusunu da cevaplayalım. Fatura keserken gerek fatura tarihinde gerekse de adresinde yanlışlıklar olabilir. Aynı şekilde fatura tutarında da hatalı bir bilgi girilebilir. Vergi Usul Kanunu'na göre hatalı kesilmiş faturada silinti, kazıntı yapmamamız veya daksil kullanmamamız gerekir. Böylesi bir durumda cezai işlem uygulanma riski söz konusudur.

Hatalı fatura kesimi için yapmamız gereken, aslı ve sureti olmak üzere faturanın üzerine çift çizgi çekerek iptal yazmamızdır. Hem aslına hem de suretine iptal yazdıktan sonra zımbalayarak fatura arşivimize koymamız kaldırmamız gerekir.

 

4. e-Fatura Nedir, Normal Faturadan Farklı mıdır?

Mali açıdan e-faturanın normal faturadan bir farkı yoktur. e-Faturada da normal faturada olduğu gibi şekil şartları vardır. Şu an için bazı sektörlerde e-Fatura’nın kullanımı mecburi diğerlerinde ise isteğe bağlıdır. Ancak, gelecekte tüm firmalara e-faturayı kullanma zorunluluğu gelecek.

e-Faturayı kullanabilmek için;

e-Faturanın entegrasyonu 3 ayrı şekilde olabilir:

Girişimciler ve KOBİ’ler için en uygun yöntem ikinci yöntem olacaktır. Portali olan bir entegratör firma ya da Paraşüt gibi bu entegratörler ile entegre çalışacak faturalama uygulamalarını kullanmak hem en maliyetsiz hem de en kullanışlı yöntemdir.

Bu yöntemde, yazılım geliştirme gibi teknik çalışmalara gerek yoktur. Web üzerinden kullanıcı adı ve şifresi ile hemen e-Faturalarını alıp, göndermeye başlanabilir.

e-Fatura sistemine kayıtlı firmalar kendi aralarında basılı fatura kullanamazlar. e-Fatura sistemine kayıtlı firma, sisteme kayıtlı olmayan firmaya kağıt ortamında fatura keser. e-Faturalar kağıda basılıp arşivlenmez, elektronik ortamda saklanır.

Şirketinin e-Fatura kullanma mecburiyetinde olup olmadığını ya da isteğe bağlı olarak kullanılıp kullanılmaması gerektiğini mali müşaviriniz ile değerlendirmenizde fayda var.

 

5. Fatura Seri ve Sıra no’nun Nereden Başladığı önemli mi?

Hayır. Fatura basmaya yetkili matbaalar, belirli seri sıra no aralığındaki faturaları basma yetkisini alırlar. Müşterilerinden talep geldikçe, bu aralıkta yer alan belirli bir bloğu müşterilerine atarlar.

Aşağıdafatura koçanı örneği yer almaktadır. Bu örnekte de göreceğiniz üzere, fatura no'nun nerede yazdığı görünmektedir. Fatura koçanı seri numaralıdır ve kaybolması durumunda kaybolan faturalar için ilan verip hükümsüz olduklarını bildirmeniz önemlidir.

(image: fatura_kocani.webp Alt: Fatura koçanı nedir Title: Fatura Koçanı Nedir)

 

6. Faturaları Türkçe ve TL Düzenlemem mi Gerekir?

Vergi kanunlarına göre mahsup, mizan, resmi defterler vb tüm muhasebe işlemleri Türkçe tutulur. Bu sebeple faturalar da Türkçe düzenlenir.

Ancak, yurtdışına kesilecek bir faturanız var ise bu faturada açıklama kısmına ilgili dilde açıklamalar yazılabilir. Muhasebe işlemlerinde Türk Lirasının kullanılması gerekir.

Herhangi bir sebeple dövizli tutarda fatura kesilecek ise de fatura açıklamasına kullanılan kur bilgisi, faturada hesaplanan KDV’nin TL karşılığı yazılır. Fatura bilgilerini yasal faturaya yazdırmadan önce mali müşaviriniz, fatura yer alacak bilgileri kontrol etmeli ve onay verdikten sonra siz yazıcıdan yazdırmalısınız.

 

7. Faturanın Fotokopisi Geçerli midir?

Faturanın orijinal olması önemlidir. Faturaların fotokopileri ve proforma faturalar mali açıdan geçersizdir. Faturanın aslı yani ilk nüshası kaybolmuş ise ikinci ya da üçüncü nüshadan fotokopi alınır ve aslı gibidir kaşesi basılarak yetkili kişiler tarafından imzalanır. Yurtdışında gelen faturalarda orjinallik aranmaz.

 

8. Fatura Yerine Başka Belgeler Kullanılır mı?

Vergi kanunlarında sadece fatura tarif edilmemiştir. İşin niteliğine göre serbest meslek makbuzu, gider pusulası gibi başka belgeler de kullanılabilir. Bu belgeleri detaylandıracak olursak:

Perakende satış fişi: Fatura düzenleme sınırı 2023 yılı için 4.400 TL'dir. Yazarkasa fişi: 4.400 TL’den daha yüksek bedeller için yine aynı zorunluluk geçerlidir. Yazarkasa fişi düzenlenemez. Yolcu taşıma biletleri: Uçak bileti vb. fatura yerine geçer. Gider pusulası:Vergi mükellefiyeti olmayan şahıslardan alınan hizmet için gider pusulası kesilir. Serbest meslek makbuzu:Avukat, doktor ya da mali müşavirler gibi bilgiye dayalı hizmet veren meslek sahipleri serbest meslek makbuzu keserler.

Paraşüt ile serbest meslek makbuzu kesme adımlarını okumak isterseniz ilgili yazımıza göz atabilirsiniz.

 

9. Açık Fatura ya da Kapalı Fatura Nedir?

Vadeli bir satış yapıldığında faturanın üst kısmına kaşe vurulup imzalanır. Bu tip faturalara “Açık Fatura” denir. Peşin ödemeli satış yapıldığında ise fatura bedelinin peşin olarak alındığını göstermek için faturanın alt kısmı kaşelenip imzalanır.

Bu da “Kapalı Fatura” olarak ifade edilir. Ticari hayatta uygulaması olan açık ya da kapalı ayrımı vergi kanunlarında yoktur. Vergi kanunlarına göre kaşenin faturada nereye vurulduğunun bir önemi ya da hukuki olarak tahsilata ilişkin ispat gücü de yoktur.

 

10. Naylon Fatura Nedir, Normal Faturadan Farklı mıdır?

Sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge de denir. Faturaya konu mal ya da hizmet satışı yoktur. Şeklen normal bir faturadan farkı bulunmamaktadır. Bu türde faturayı kesen firmalar, var olmayan stoklarını eritmek ister ya da çok düşük görünen hasılatlarını arttırırlar.

Ayrıca faturayı kestiği firmadan faturada hesaplanan KDV’yi ya da gelir sebebi ile oluşacak Kurumlar Vergisini talep eder. Faturayı alan firma da giderleri daha yüksek göstererek az vergi ödemeyi amaçlar. Bu fatura karşılığında da faturayı kesen firmaya bir miktar ödeme yapar. Naylon faturayı kesmenin ya da alıp kullanmanın cezası büyüktür.

Bu tip belgeleri kullananlar için 3 yıldan 5 yıla kadar hapis cezası vardır. Zarara uğratılan verginin 3 katı kadar da vergi ziyaı cezası vardır. Eğer bir belgenin naylon fatura olduğunu düşünürseniz hemen mali müşaviriniz ile irtibata geçmenizi, kayıtlarınıza almamanızı, eğer kayıtlara geçmiş bir belge ise de pişmanlık hükümlerinden yararlanarak kayıtlarınızdan çıkarmanızı ve hatanın düzeltilmesini sağlamanızı öneririz.

Ön muhasebe fatura işlemlerini temel alan bir alan. Faturalarınızı istediğiniz yerden verimli şekilde göndermek ve takip etmek isterseniz, online ön muhasebe programı Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz denemeye hemen başlayabilirsiniz.