Defter beyan sistemi nedir?

 

Defter Beyan Sistemi ne demektir?

Defter Beyan Sistemi, basit usulde defter tutan mükelleflerin, serbest meslek erbaplarının ve işletme hesabına göre defter tutan mükelleflerin kullanabileceği dijital bir sistem. Kısacası, defter beyanlarının elektronik olarak yapılmasını sağlayan sisteme Defter Beyan Sistemi denir.

 

Defter Beyan Sistemi kimler için zorunludur?

Defter Beyan Sistemi'ne tabi mükellefler;

• Serbest meslek erbapları: Serbest meslek ile uğraşan ve gelirlerini bu faaliyetlerden elde eden mükellefler.
• Basit usule tabi mükellefler: Vergilendirme usulü olarak basit usulü seçmiş olan ve belirli bir gelir ve iş hacmi kriterlerine göre vergilendirilen mükellefler.
• İşletme hesabına göre defter tutma zorunluluğu bulunan mükellefler

Not: Özellikle, basit usulde ve serbest meslekten kazanç sağlayan mükellefler için 1 Ocak 2018 tarihinden itibaren Defter Beyan Sistemi kullanımı zorunlu hale getirilmiştir. Diğer mükellef gruplarının sistemi kullanma zorunluluğu ise 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren başlamıştır.

 

Defter Beyan Sistemi nasıl çalışır? Adım adım rehber

Defter Beyan Sistemi; mükelleflerin gelir, gider, çalışan, stok ve sabit kıymet gibi kayıtlarını elektronik ortamda yapmasını ve bu kayıtlardan hareketle defterlerini oluşturarak beyannamelerini hazırlayıp onaylamalarını sağlar. Defter Beyan Sistemi’ne tabi mükellefler, bu sistemi kullanarak defterlerini elektronik ortamda oluşturur ve saklar. 

Vergi beyannameleri, bildirimler ve dilekçeler de elektronik olarak bu sistem üzerinden verilebilir.

Sistemi kullanmak zorunda olan mükellefler, kullanıma başlayacakları yılın bir önceki ayının sonuna kadar defter beyan başvurularını yapmak zorundadır. Başvurular, mükelleflerin kendileri tarafından yapılabileceği gibi mali müşavirler veya meslek odaları aracılığıyla da gerçekleştirilebilir.

Defter Beyan Sistemi ile ilgili tüm sorularınızı ve detaylı kılavuzları resmi web sitesindeki yardım sekmesinin altında bulabilirsiniz. 

 

Defter Beyan Sistemi'nde hangi işlemler yapılabilir?

Defter tutmak zorunda olanların, Defter Beyan Sistemi ile defterleri elektronik ortam üzerinden oluşturup saklanabiliyor. Bunun yanı sıra vergi beyannamesi, dilekçe ve bildirimlerin yine elektronik ortamda düzenlenmesi ve iletilmesi sağlanıyor.

Sistemde şu işlemlerin yapılması mümkündür:

• Vergisel ve ticari işlemler, elektronik ortamda kayıt altına alınır.
• Defter beyan sistemine katılan mükellefler ilgili döneme ait beyannamelerini oluşturabilir, düzenleyebilir ve gönderebilir.
• Sistem üzerinden fatura, serbest meslek makbuzu gibi belgeler elektronik ortamda düzenlenebilir.
• Beyannamelerini inceleyebilir, onaylayabilir ve gönderimini yapabilir.

Böylece, 

• Fatura ve makbuz gibi belgelerin elektronik olarak düzenlenmesi sayesinde bürokratik işlemler ve maliyetler azalır. 
• Defter tasdikine ihtiyaç duyulmaz. 
• Denetimin çok daha sistematik olarak ilerlemesi söz konusu olup kayıt dışı ekonomi ile aktif bir şekilde mücadele edilir. 
• Kırtasiyecilik azalır.

 

Defter Beyan Sistemi'nde hangi defterler tutulabilir?

Sistemde tutulabilecek ticari defterler şöyledir:

• Serbest meslek kazanç defteri,
• Damga vergisi defteri,
• İşletme defteri,
• Çiftçi işletme defteri,
• Envanter defteri,
• Amortisman defteri,
• Bitim işleri defteri
• Ambar defteri

 

Defter Beyan Sistemi'ne kimler dahil olabilir?

Serbest meslek erbapları, basit usulde defter tutan mükellefler ve işletme hesabına göre defter tutan mükellefler, Defter Beyan Sistemi’ne dahil olabilirler.

 

Esnaf ve şirketler için Defter Beyan Sistemi zorunlulukları

Defter Beyan Sistemi’ne ilişkin 18.12.2017 tarihli ve 2017/78 nolu sirkülere göre ilgili zorunluluklar şöyle:

• Serbest meslek erbapları ile basit usule tabi mükellefler (noterler ile noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar hariç) 1/1/2018, diğer mükellefler ise 1/1/2019 (serbest meslek kazanç defteri yanında işletme hesabı esasına göre defter tutanlar açısından 1/1/2018) tarihinden itibaren Sistemi kullanmaya başlayacaklardır. Serbest meslek kazanç defteri yanında bilanço esasına göre defter tutan mükellefler de, 1/1/2018 tarihinden itibaren serbest meslek faaliyetine ilişkin kayıtlarını ve kazanç defterini Sistem üzerinden tutacaktır. 
• Defter Beyan Sistemi’ni kullanmak zorunda olan mükelleflerin, Sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar (bu gün dahil) Defter Beyan web sitesi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı oldukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir. 
• Defter-Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı; ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı 213 sayılı Kanun’da öngörülen tasdik hükmündedir. 
• Defterlere ait oldukları takvim yılının son ayını takip eden dördüncü ayın sonuna kadar Başkanlık tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır. 
• Vergi usul Kanunu kapsamında düzenlenme zorunluluğu bulunan fatura ve fatura yerine geçen vesikalar, serbest meslek makbuzu, müstahsil makbuzu, gider pusulası, sevk irsaliyesi ve benzer diğer vesikalar, özel mevzuatlarında yer alan düzenlemelere uygun olarak, Defter-Beyan Sistemi üzerinden veya bu Sistem vasıtasıyla elektronik ortamda düzenlenebilecektir. 

Sonrasında, 532 Sıra No’lu Tebliğ ile mevzuata şu eklemeler yapıldı:

• Defter Beyan Sistemi kapsamındaki mükelleflere, diğer mükellefler gibi Elektronik Beyanname Uygulaması aracılığıyla vergi beyanname ve bildirimlerini verebilme imkânı getirilmiştir.
• Defter kayıtlarının elektronik ortamda oluşturulması ile beyannamelerin verilme süresi birbirinden ayrılmıştır. İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ve serbest meslek kazancı defteri tutan mükellefler için birer aylık işlemler sisteme belirlenen süreler içinde kaydedilecektir.
• Defter-Beyan Sistemi üzerinde tutulan defterlerin elektronik ortamda muhafazası ve istenildiğinde elektronik olarak ibraz edilmesi zorunluluğu getirilmiştir.

 

Vergi beyannameleri ve Defter Beyan Sistemi ilişkisi

Vergi beyannameleri ile Defter-Beyan Sistemi arasındaki ilişki, mükelleflerin vergisel işlemlerini daha kolay ve düzenli bir şekilde yapmalarını sağlamakla ilgilidir. 

Defter-Beyan Sistemi; mükelleflerin ticari ve mali işlemlerini elektronik ortamda kayıt altına alarak, bu kayıtlardan hareketle vergi beyannamelerinin oluşturulmasını sağlar. Defter Beyan Sistemi ile beyannamelerin düzenlenmesi, gönderilmesi ve muhafaza edilmesi süreçleri elektronik olarak yürütülmüş olur.

 

Defter Beyan Sistemi’ne nasıl geçiş yapılır?

Bunun için Defter Beyan Sistemi’ne başvuru yapmak gerekir. 

e-Defter Beyan Sistemi’ne başvurular, mükelleflerin gelir vergisi yönünden bağlı bulundukları vergi dairesi aracılığıyla veya Defter Beyan sitesinden yapılabilir.

 

Defter Beyan başvuru süreci ve gerekli belgeler

Yukarıda da belirttiğimiz gibi, sistemi kullanmak zorunda olan mükelleflerin, sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar, ister sistem üzerinden, ister gelir vergisi yönünden bağlı bulunulan vergi dairesine giderek defter beyan başvurularını yapması gerekir.

Sistemi kullanma zorunluluğu bulunan basit usule tabi mükellefler, kendi şahısları adına ya da yetkilendirdiği meslek odası veya meslek mensupları aracılığıyla defter beyan sistemine başvurularını web sitesi üzerinden yapabilir.

Başvuruların, işe başlayacağı günün takip eden yedinci iş gününün mesai saati sonuna kadar vergi dairesine yapılması gerekir. Örneğin, pazartesi günü işe başlayacaksanız, bir sonraki haftanın mesai saatine kadar (saat 23.59’a kadar) başvurunuzu tamamlamalısınız.

 

Basit usule tabi mükelleflerin başvurularını kimler yapabilir?

Bu mükelleflerin başvurularını;

• Kendileri, 
• Aracılık ve sorumluluk yetkisi verdiği meslek odası 
• Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan ”Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzalanan meslek mensupları tarafından yapılabilir.

 

Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden başvuru

Defter Beyan Sistemi’ne e-Devlet’ten, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından verilen hizmetler arasındaki “Defter Beyan Sistemi” ibaresine tıklayarak da ulaşabilir ve başvurunuzu bu şekilde tamamlayabilirsiniz.

 

Defter beyan sisteminin avantajları nelerdir?

Defter beyan sisteminin kullanıcılara sunduğu birçok avantaj mevcut. Mükelleflerin vergisel yükümlülüklerini yerine getirme sürecinde, defter beyan sistemi ile aşağıda maddeli halde yazdığımız kolaylıklardan yararlanabilirsiniz.

 

Zamandan tasarruf edin

Manuel işlemlere kıyasla elektronik işlemleriniz çok daha hızlı gerçekleşir. Bu durum, özellikle yıllık beyannamelerin hazırlanması ve gönderilmesi gibi zaman alıcı işlemler için büyük bir avantaj sağlar.

 

Güvenli kayıt tutun

Dijital ortamda tutulan kayıtlar, kâğıt tabanlı kayıtlara göre daha güvenli ve doğrulukları daha kolay kontrol edilebilir. Ayrıca, elektronik arşivleme ile veri kaybı riski azalır.  

 

Hızlı uyum sağlayın

Defter Beyan Sistemi, vergi mevzuatındaki değişikliklere hızlı bir şekilde uyum sağlar ve mükelleflerin mevzuata uygun hareket etmesine yardımcı olur.

 

Çevre dostu  

Kâğıt kullanımının azalması, çevresel etkiyi de azaltır. Bu, sürdürülebilir iş uygulamaları açısından önemlidir. 

 

Vergi beyan sürecinin kolaylaşması

Mükellefler tüm kayıtlarını elektronik ortamda tutarak beyannamelerini, doğrudan sistem üzerinden oluşturup iletebilir. 

Bu durum manuel hataları azaltır. Ayrıca vergi beyannamelerinin düzenlenmesi ve takibinde hız ve kolaylık sağlar.

 

Maliyet azaltıcı etkiler ve dijital arşivleme

Defter-Beyan Sistemi; kağıt defter tutma zorunluluğunu ortadan kaldırarak baskı, saklama ve tasdik maliyetlerini azaltır. 

Ayrıca dijital arşivleme imkanı sayesinde mükellefler geçmişe dönük kayıtlarına kolayca erişebilir, fiziki arşivleme gerektirmeden daha güvenli ve düzenli bir kayıt sistemi oluşturabilir.

 

Defter Beyan Sistemi'ne nasıl giriş yapılır?

Gelin şimdi, defter beyan sistemi giriş adımlarını takip ederek nasıl giriş yapıldığına bakalım.

1. Defter Beyan Sistemi başvuru adımlarının ilki için Defter Beyan Sistemi’nin web sitesine giriş yapın. 
2. Açılan sayfanın sağ üst kısmında yer alan “Başvuru” seçeneğine tıklayın.
3. Dijital Vergi Dairesi Kullanıcı Kodu ve Şifrenizi girin.
4. Açılan sayfada “Kendim için başvuru yapacağım” veya müşteriniz için ise; “Mükellefim için başvuru yapacağım” seçeneği ile devam edin.
5. Damga vergisi sürekli mükellefi olanların “Damga Vergisi Defteri” seçeneğini işaretlemeleri gerekir.
6. Ekleyeceğiniz bilgilerin olup olmadığını kontrol ettikten sonra “Defter-Beyan Sistemi kullanım koşullarını okudum, kabul ediyorum.” kutucuğunu işaretleyin. Önizleme butonu yardımıyla dilerseniz çıktısını alabilirsiniz.
7. Son adım olarak “Başvuru” butonuna tıklayarak sürecinizi tamamlayın.

 

Defter Beyan Sistemi şifresi nasıl alınır?

Defter Beyan Sistemi'ne giriş yapabilmek için şifrenizi; mükellef olarak siz veya yetkilendirdiğiniz kişi, vergi dairesinden yapacağınız başvuru ile alabilir.

 

Defter Beyan Sistemi üzerinden beyanname gönderme işlemleri nasıl yapılır?

Sistemde yapabileceğiniz işlemlerden biri de, beyanname gönderilebilmesidir. Sistem üzerinden serbest meslek mensuplarının ve basit usul mükelleflerinin gönderebileceği beyannameler şöyledir:

Basit usule tabi mükellefleri;

• Muhtasar Beyannamesi
• Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi
• KDV Beyannamesi (Katma değer vergisi mükellefiyeti olanlar)
• Prim Hizmet Beyannamesi

Serbest meslek erbapları; 

• Muhtasar Beyannamesi 
• Prim Hizmet Beyannamesi 
• Yıllık Gelir Vergisi Beyannamesi 
• Geçici Vergi Beyannamesi 
• Damga Vergisi Beyannamesi 
• Katma Değer Vergisi (KDV) Beyannamesi gönderebilir.

 

Defter Beyan Sistemi'ne geçiş yapmamanın cezası nedir?

Resmi Gazete’de yayımlanan 486 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde zorunluluk kapsamında olup sisteme geçiş yapmayanlar için defter beyan sistemi cezası söz konusudur.

İlgili kanunun 17. Maddesi’nde bu durum şöyle ifade edilmiştir: (1) Defter-Beyan Sistemini kullanmak mecburiyetinde olmakla birlikte Tebliğde öngörülen süreler içerisinde başvuru yapmayan, başvuru yapmakla birlikte belirlenen süreler dâhilinde kayıt yapma, defter tutma, beyanname, bildirim ve dilekçe gönderme, belge düzenleme ve benzeri yükümlülüklerini yerine getirmeyen mükelleflere 213 sayılı Kanunun ilgili ceza hükümleri tatbik olunur.

(2) Bu Tebliğ ile Defter-Beyan Sistemini kullanan mükellefler Sistem dışında kâğıt veya elektronik ortamda kayıt yapamaz, defter tutamaz ve Sistem harici yollarla kâğıt veya elektronik beyanname gönderemezler.

Bu mükellefler Sistem haricinde kâğıt veya elektronik ortamda kayıt ve defter tutmaları halinde, hiç kayıt ve defter tutmamış sayılacakları gibi Defter-Beyan Sistemi dışından gönderecekleri beyannameler hiç verilmemiş kabul edilir.

Söz konusu kayıt ve işlemlerin yapılmamış, defterlerin tutulmamış ve beyannamelerin verilmemiş sayılması nedeniyle 213 sayılı Kanunun ilgili ceza hükümlerine göre ceza uygulanır.

 

Defter Beyan Sistemi’nde dönem sonu işlemleri nasıl yapılır?

Defter Beyan Sistemi’nde dönem sonu mal mevcudu, yılın son gününde tek bir kayıt ile  deftere kaydedilir. Bu değer geçici vergi dönemlerinde deftere ayrıca kaydedilmez.

 

Defter Beyan Sistemi’nde gelir ve gider nasıl kaydedilir?

Defter-Beyan Sisteminde gelir ve gider kaydı, "Muhasebe Bilgileri" menüsünden yapılır. 

Gelir kaydetmek için, "Gelir Ekle" seçeneğine tıklanıp "Belge Bilgisi" kısmında uygun belge türü seçilir. 

Ardından, "Gelir Kalemleri" bölümünde satış ve gelir kayıt türleri belirtilerek kayıt tamamlanır. 

Basit usulde vergilendirilen mükellefler ve işletme defteri tutanlar için Defter beyanda dönem sonu emtia girişi benzer şekilde, "Gelir Ekle" menüsünden ticari mal satışı ve dönem sonu emtia seçilerek sisteme işlenir.

İhtiyaç duyduğunuz ön muhasebe yönetimi için online ön muhasebe programı Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Kredi kartı gerekmeden hemen şimdi hesap oluşturmak için aşağıdaki butona tıklamanız yeterli!