e-İrsaliye başvurusu nasıl yapılır? Güncel geçiş rehberi

Mal sevkiyatı yapan işletmeler için irsaliye, ticari süreçlerin önemli belgelerinden biridir. Dijital dönüşümle birlikte bu belge artık birçok işletme için elektronik ortamda düzenleniyor.

e-İrsaliye, kağıt sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenen ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden iletilen versiyonudur. Böylece sevk işlemleri daha hızlı, izlenebilir ve denetlenebilir hale gelir.

Türkiye’de e-dönüşüm uygulamalarının yaygınlaşmasıyla birlikte e-İrsaliye kullanımı da giderek artıyor. Özellikle e-Fatura sistemine dahil olan ve belirli kriterleri sağlayan işletmeler için e-İrsaliye zorunlu hale geliyor.

Bu rehberde:

• e-İrsaliye zorunluluğu kimleri kapsar
• e-İrsaliye başvurusu nasıl yapılır
• GİB portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon yöntemleri
• belge doğrulama ve sorgulama işlemleri

gibi konuları adım adım ele alıyoruz.
 

e-İrsaliye sistemi, işletmelerin sevk süreçlerini dijitalleştirerek hem operasyonel hem de mali açıdan birçok kolaylık sağlar.

Bu sistem aynı zamanda e-dönüşüm sürecinin önemli parçalarından biridir. Örneğin işletmeler genellikle e-İrsaliye ile birlikte e-Fatura veya e-Arşiv fatura sistemlerini de kullanır. Fatura süreçleri hakkında daha fazla bilgi almak için Fatura nedir? yazımıza da göz atabilirsiniz.

e-İrsaliye zorunluluğu Vergi Usul Kanunu (VUK) 509 sıra no’lu tebliğ ve sonraki düzenlemeler kapsamında belirlenir.
 

Genel olarak aşağıdaki işletmeler e-İrsaliye sistemine geçmek zorunda olabilir:

• e-Fatura mükellefi olup belirli ciro sınırlarını aşan işletmeler
• belirli sektörlerde faaliyet gösteren şirketler
• e-ticaret ve lojistik faaliyetlerinde bulunan bazı mükellef grupları
• belirli ürün gruplarının ticaretini yapan işletmeler

Bu nedenle birçok işletme için e-Fatura zorunluluğu ile birlikte e-İrsaliye zorunluluğu da doğabilir. e-İrsaliye sisteminin kapsamını daha detaylı incelemek için e-İrsaliye nedir? rehberimizi de inceleyebilirsiniz.

Bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için e-İrsaliye kullanımı cirodan bağımsız olarak zorunlu tutulabilir.
 

Örneğin:

• demir-çelik sektörü
• madeni yağ üretimi ve ticareti
• şeker üretimi
• gübre üretimi ve ticareti
• sebze-meyve ticareti yapan bazı mükellefler

Ayrıca İDİS (İnşaat Demiri İzleme Sistemi) kapsamında faaliyet gösteren işletmeler için de e-İrsaliye uygulaması zorunludur.
 

Bu düzenlemelerin detayları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğlerde yer alır. Güncel bilgiler için Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan resmi duyurular takip edilmelidir.

e-İrsaliye sistemine geçmek isteyen işletmelerin başvuru sürecini tamamlaması gerekir.
 

Başvuru öncesinde genellikle şu hazırlıklar yapılır:

• mali mühür veya e-imza temin edilmesi
• e-Fatura sistemine kayıtlı olunması
• kullanılacak yöntemin belirlenmesi (portal, entegratör veya doğrudan entegrasyon)

e-İrsaliye başvurusu 3 farklı yöntemle yapılabilir:
 

1- GİB Portal üzerinden başvuru

2- Özel entegratör aracılığıyla başvuru

3- Doğrudan entegrasyon yöntemi
 

Her yöntemin teknik gereksinimleri ve kullanım kolaylığı farklıdır.

• Hukuki geçerlilik: e-İrsaliye, kağıt sevk irsaliyesi ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
• Belge içeriği: Tarih, saat, alıcı–satıcı bilgileri, malın cinsi ve miktarı ile şoför ve araç plaka bilgileri belgede yer alır.
• Kullanım yöntemi: e-İrsaliye; GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemleriyle düzenlenebilir.
• Belge süreci: Düzenlenen e-İrsaliye alıcıya elektronik ortamda iletilir ve alıcı kabul, kısmi kabul veya ret yanıtı verebilir.
• Zorunluluk: e-Fatura mükellefi olup belirli şartları sağlayan işletmeler ve bazı sektörler için e-İrsaliye kullanımı zorunlu olabilir.
• Avantaj: Belgeler 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanabilir, sevkiyat ve denetim süreçleri daha hızlı yürütülebilir.

e-İrsaliye sistemine geçmek için aşağıdaki adımlar izlenir.
 

1.Mali mühür veya e-imza alınır:
Elektronik belgelerin güvenli şekilde imzalanması için mali mühür gereklidir.
 

2. Başvuru yöntemi seçilir:
GİB portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinden biri belirlenir.
 

3. GİB sistemine başvuru yapılır:
Başvuru formu doldurularak sistem aktivasyonu gerçekleştirilir.
 

4. Sistem aktivasyonu tamamlanır:
Başvuru onaylandıktan sonra e-İrsaliye düzenlenmeye başlanabilir.

Gelir İdaresi Başkanlığı, küçük ölçekli işletmeler için ücretsiz e-İrsaliye portalı sunar.
 

Portal üzerinden başvuru için:
 

1- GİB e-İrsaliye başvuru sayfasına giriş yapılır

2- Mali mühür ile sisteme giriş yapılır

3- e-İrsaliye başvuru formu doldurulur

4- Sistem aktivasyonu tamamlanır
 

Bu yöntem küçük işletmeler için uygun olsa da manuel işlem gerektirdiği için yoğun işlem hacmine sahip şirketlerde kullanımı zor olabilir.

Birçok işletme e-İrsaliye sistemine özel entegratörler aracılığıyla geçmeyi tercih eder.
 

Özel entegratör kullanmanın avantajları:

• Teknik altyapı kurma zorunluluğu yoktur
• Belge gönderimi otomatik yapılır
• Sistem güncellemeleri entegratör tarafından yönetilir
• Muhasebe ve fatura süreçleriyle entegre çalışabilir

Örneğin Paraşüt gibi ön muhasebe çözümleri sayesinde işletmeler fatura, stok ve sevk süreçlerini tek ekrandan yönetebilir.

Büyük ölçekli işletmeler genellikle doğrudan entegrasyon yöntemini tercih eder.

Bu yöntemde:

• Şirketin ERP veya muhasebe sistemi
• GİB sunucularına API aracılığıyla bağlanır
• Belgeler UBL-TR formatında oluşturulur

Bu yöntem yüksek işlem hacmine sahip şirketler için uygundur ancak teknik altyapı ve yazılım geliştirme gerektirir.

Birçok işletme e-İrsaliye süreçlerini ERP veya muhasebe yazılımları ile entegre şekilde yürütür.

ERP entegrasyonu sayesinde işletmeler:

• stok hareketlerini
• sevkiyat işlemlerini
• fatura düzenleme süreçlerini

tek sistem üzerinden yönetebilir.
 

Örneğin sevkiyat sonrası düzenlenecek satış faturası süreçleri hakkında bilgi almak için Proforma fatura nedir? yazımızı inceleyebilirsiniz.

e-İrsaliyeler üzerinde bulunan karekod veya barkod sayesinde belge doğrulaması yapılabilir.
 

Doğrulama işlemi için:
 

1- Belgedeki QR kod taranır

2- GİB doğrulama ekranına yönlendirilir

3- Belge bilgileri kontrol edilir
 

Bu sayede:

• belgenin gerçek olup olmadığı
• sevk bilgileri
• araç ve şoför bilgileri kolayca doğrulanabilir.

Bu işlem GİB e-İrsaliye sorgulama sistemi üzerinden yapılır.

Hayır, e-Fatura ve e-İrsaliye farklı amaçlarla kullanılan iki ayrı elektronik belgedir. e-Fatura satış işleminin mali kaydını oluştururken, e-İrsaliye malın sevk edildiğini gösteren bir sevkiyat belgesidir. Bu nedenle mal taşınırken çoğu durumda e-İrsaliye düzenlenmesi gerekir. Ancak bazı özel durumlarda e-Fatura üzerinde “irsaliye yerine geçer” ibaresi bulunuyorsa, ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek kalmayabilir. Yine de sevkiyat sürecinde belge düzenleme kurallarının doğru uygulanması için işletmelerin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen mevzuatı dikkate alması önemlidir.

e-Fatura ve e-İrsaliye farkları

Özetle:

• e-İrsaliye sevkiyat belgesidir
• e-Fatura satış belgesidir

Bu nedenle e-Fatura düzenlenmiş olsa bile sevk sırasında e-İrsaliye düzenlenmesi gerekebilir. Serbest meslek erbapları için kullanılan elektronik belge türü hakkında bilgi almak için e-Serbest meslek makbuzu nedir? yazımızı da inceleyebilirsiniz.

e-Fatura uygulamasını özel entegratörler aracılığı ile kullanan mükellefler e-irsaliye uygulamasına da kullandıkları özel entegratörler aracılığı ile geçebilirler.

GİB tarafından onaylanmış özel entegratörlerin listesi başkanlığın ilgili sayfasında yayınlanmış durumda. Eğer siz de onaylı bir özel entegratör kullanıyorsanız e-irsaliye başvurusunu özel entegratörünüz üzerinden yapabilirsiniz.

Bu durumdaki mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı’na herhangi bir bildirimde bulunmasına gerek yoktur. İlgili işlemler özel entegratör tarafından gerçekleştirilir.

İşletmenizde sevkiyat ve fatura süreçlerini daha iyi yönetmek istiyorsanız e-dönüşüm sistemleri hakkında bilgi sahibi olmak büyük önem taşır. Özellikle ihracat yapan işletmeler için dijital belge süreçleri daha da kritik hale gelir. Bu konuyu daha detaylı incelemek için e-İhracat nedir? rehberimize de göz atabilirsiniz.

Doğrudan entegrasyon yöntemi kullanan e-fatura mükellefleri e-irsaliye uygulamasına dahil olmak istedikleri takdirde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bir dilekçe ve test tanım formu ile başvuruda bulunmalıdır.

Dilekçe ve ekinde yer alan test tanım formu kağıt ortamında Başkanlığa ulaştıktan sonra, Başkanlığın web sitesinde yer alan plana uygun şekilde e-irsaliye testleri uygulanır. Bu testleri başarı ile tamamlayanlar e-irsaliye kullanma iznine sahip olacaktır.

Dilekçe ile birlikte gönderilen test tanım formunda kullanılan IP numaraları ile canlı platformda kullanılan IP numaralarının farklı olması gerekmektedir.

e-İrsaliye geçiş zorunluluğu bulunanlar veya kendi isteği ile e-irsaliye kullanmaya başlayacaklar uygulamaya geçiş yaptığı platformlar üzerinden giriş yapabiliyor. GİB Portal veya özel entegratör panelinden e-irsaliye kestiğinizde bulunması gereken bilgiler otomatik olarak önünüze çıkacaktır.

Özel entegrasyon yöntemi kullanan mükellefler için e-irsaliyede bulunması gerekenler Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından şu şekilde listeleniyor:

“a) e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası. b) e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı/soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası. c) Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi. ç) Taşınan malın nevi, miktarı. d) Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı. e) Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecek tarihten itibaren).”

Hızlı bir şekilde e-fatura kestiğiniz Paraşüt üzerinden artık e-irsaliyenizi de kesebilirsiniz. Kestiğiniz e-irsaliyelerinizi takip etmek hiç bu kadar kolay olmamıştır, eminiz.

Siz de bir e-fatura mükellefi iseniz ya da e-dönüşümün bir parçası olmak istiyorsanız bulut tabanlı ön muhasebe programı Paraşüt’ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.