Tahsilat makbuzu nedir? Nasıl kesilir?

Tahsilat makbuzu; bir işletmenin, müşterisinden yaptığı ödeme tahsilatını belgelemek için düzenlediği resmi bir evraktır. Nakit, banka transferi veya farklı ödeme yöntemleriyle yapılan tahsilatların kayıt altına alınmasını sağlar ve özellikle cari hesap takibi açısından kritik bir rol oynar. 

Tahsilat makbuzu, fatura yerine geçmez. Ancak faturaya konu olan tutarın tahsil edildiğini ispatlayan bir belge olarak kullanılır. Bu yönüyle hem işletme içi kayıt düzenini sağlar hem de hukuki süreçlerde delil niteliği taşıyabilir. Fatura ile farkını daha net görmek için: Fatura nedir içeriğimize göz atabilirsiniz.

Diyelim ki, müşterinize bir satış gerçekleştirdiniz. Ödemenin bir kısmını veya tamamını aldınız; her iki durumda da tahsilat makbuzu kesebilirsiniz. Ayrıca, kredi kartı ile ödeme, havale, çek ya da elden de ödeme gerçekleşebilir, bu tür farklı ödemelerde de makbuz kesebilirsiniz.

Böylece, müşterinizden aldığınız ödemeyi resmi bir şekilde belgelemiş olup, ürün veya hizmetiniz ile ilgili olası bir olumsuz durumda ibraz edebilirsiniz. Bu anlamda tahsilat makbuzu hukuki niteliği ile de önemli bir belgedir.

Bu noktada tahsilat makbuzu ile sıkça karıştırılan tediye makbuzunu da bir cümle ile açıklamamız faydalı olacaktır. Tediye makbuzu, yine verilen bir hizmet karşılığında ödemenin kaydının tutulduğu resmi bir belgedir. Fakat, ödemeyi yapan kişi veya firma tarafından hazırlanmaktadır.

 

Tahsilat makbuzu ve tediye makbuzu arasındaki fark nedir?

Tahsilat makbuzu ve tediye makbuzu çoğu zaman karıştırılır. Aralarındaki temel fark, ödemenin yönüdür.

Reddiyat makbuzu, genellikle icra ve mahkeme süreçlerinde kullanılan bir belgedir. İcra dairesi tarafından tahsil edilen bir paranın alacaklıya ödenmesi sırasında düzenlenir.

Bu belge özellikle UYAP sistemi üzerinden yapılan işlemlerde ve icra dosyalarında karşınıza çıkar. Tahsilat makbuzundan farkı, ödeme sürecinin yargı sistemi üzerinden yürütülmesidir.

Tahsilat makbuzu; müşteriden alınan ödemenin kayıt altına alınması ve gerektiğinde ispat edilebilmesi için düzenlenir.
 

Genellikle şu durumlarda kesilir:

• Vadeli satış sonrası ödeme alındığında
• Parça parça tahsilat yapıldığında
• Nakit ödeme alındığında
• Fatura kesilmiş ancak ödeme daha sonra yapılmışsa

Kime kesilir?

• Ürün veya hizmet karşılığında ödeme yapan müşteriye
• Cari hesapta borçlu görünen kişiye veya firmaya

Taraflar arasında alacak verecek olup olmadığını belgeler nitelikte olan tahsilat makbuzunun ödeme alındıktan sonra doldurulması gerekmektedir. Zorunlu olan alanların titizlikle doldurulması ve hangi tarihte düzenlendiğine mutlaka dikkat edilmelidir.

Aksi takdirde belgenin geçersiz sayılma ihtimali vardır. Ödemenin yapılmış olduğu tarih bölümüne hizmetin alınıp paranın ödendiği tarih yazılmalıdır.
 

Tahsilat makbuzu doldururken gerekli olan bilgileri şöyle maddeleyelim:

• Makbuz düzenleyenin adı, soyadı ve unvanı
• Makbuz düzenleyen tarafın adresi ve telefonu
• Makbuzun düzenlendiği tarih
• Yazılı ve rakam ile yapılan ödemenin tutarı
• Ödemenin yapılma sebebi
• Tahsilatın çekle gerçekleştirilmesi halinde çek numarası ve çekin hangi bankaya ait olduğu
• Ödemeyi yapan kişi adı ve soyadı
• Ödemeyi alan tarafın kaşe ve imzası

Tahsilat makbuzu üzerinde dikkat edilmesi gereken bazı hususlar şöyledir: 

• Tahsilat makbuzunda doldurulmayan alan varsa bu alanlar çizgi ile kapatılmalıdır; bu sayede doldurulması mümkün olmaz. 
• Parayı alan kişinin belgede adı ve soyadı geçmelidir. 
• Tahsilat makbuzu doldurulduktan sonra, makbuzu alan kişinin buradaki bilgileri doğru kabul ettiğine dair imzalaması da gereklidir. Ancak bu aşamadan sonra makbuz yasal bir belge olarak kabul edilir.

 

Adım adım makbuz formatı

1. Makbuz numarasını ve tarihini yazın
2. Tahsil edilen tutarı açık şekilde belirtin
3. Ödeme yapan kişinin bilgilerini ekleyin
4. Ödeme nedenini (fatura no, hizmet vb.) yazın
5. Ödeme yöntemini belirtin
6. Kaşe ve imza ile onaylayın

 

Tahsilat makbuzu örneği

Aşağıda yer alan tahsilat makbuzu örneği üzerinden hangi bilgilerin yer aldığını kolaylıkla inceleyebilirsiniz. Örnekte de göreceğiniz gibi, firmanın logosu ve adresi mevcut bulunmaktadır.
 

Tahsilat makbuzunun ödeme yapıldığı gün kesilmesi önemlidir. Resmi belge olduğu için ay sonunda kesilmesi gereken bir tahsilat makbuzunun, bir sonraki ayın başında kesilmesi o ayın vergilerini etkileyebilir ve devlete verilen verginin yanlış hesaplanmasına sebebiyet verebilir.

Tahsilat makbuzunda doldurulması zorunlu olan tüm yerlere gerekli bilgiler girildikten sonra tahsilat makbuzunun iki nüshası çıkarılır. Firma kaşesi vurularak imzalandıktan sonra bir nüshası sizde, diğeri ise satışını yaptığınız kişide kalır.

Paraşüt abonesiyseniz, ekstra herhangi bir tahsilat makbuzu programı kullanmaya gerek duymadan kolayca online tahsilat makbuzunuzu oluşturabilirsiniz. Bunun için Paraşüt’te nasıl tahsilat makbuzu oluşturup yazdırabileceğinizi adım adım anlattığımız yazımıza göz atabilirsiniz.

 

Tahsilat makbuzu kesilmesine gerek olmayan durumlar

Her ödeme için tahsilat makbuzu düzenlemek zorunlu değildir.
 

Aşağıdaki durumlarda ayrıca makbuz kesilmesine gerek olmayabilir:

• Banka dekontunun yeterli olduğu işlemler
• POS cihazı slipleri ile belgelenen tahsilatlar
• e-Fatura kapsamında tahsilatın sistem üzerinden takip edildiği durumlar

Dijital belge süreçleri hakkında daha fazla bilgi için: e-irsaliye nedir içeriğimize göz atabilirsiniz. 

En genel tabirle, işletmenize para giriş - çıkışı olduğu durumlarda tahsilat makbuzu kullanabilirsiniz. Tahsilat makbuzunun temelindeki, ürün veya hizmet karşılığında yapılan ödemenin kayda geçmesidir.

 

Tahsilat makbuzu kesilmesine gerek olmayan durumlar nelerdir?

Aşağıda belirttiğimiz 3 madde tahsilat makbuzu yerine geçmektedir ve ayrıca tahsilat makbuzu kesilmesine gerek duyulmamaktadır.

1. Bir yazar kasanız mevcutsa ve bu kasadan fiş kestiyseniz makbuz gerekmez. Fakat burada önemli olan, fişin satış fişi olmasıdır.
2. Ödemeye dair kredi kartı slibi olduğunda,
3. Bankadan yapılan EFT veya havale işlemi sonunda dekont alındığında ayrıca makbuz kesmenize gerek kalmaz.

Tahsilat makbuzu, ödeme yapıldığını ispatlamaya yardımcı olan ve hukuki süreçlerde delil olarak kullanılabilen önemli bir belgedir. Özellikle icra dosyalarında, mahkeme süreçlerinde ve ticari ödeme anlaşmazlıklarında tahsilatın gerçekleştiğini göstermek için kullanılabilir.

Eksiksiz, doğru bilgilerle ve imzalı şekilde düzenlenen bir tahsilat makbuzu; banka dekontu, fatura, sözleşme ve cari hesap kayıtları gibi belgelerle birlikte değerlendirildiğinde güçlü bir ispat aracı haline gelir. Ancak eksik veya hatalı düzenlenen belgeler hukuki geçerliliğini zayıflatabilir.

Bu nedenle işletmelerin tahsilat makbuzlarını usulüne uygun şekilde düzenlemesi ve yasal saklama süresi boyunca muhafaza etmesi önemlidir.

 

Tahsilat makbuzu kesin delil midir?

Tahsilat makbuzu, tek başına her zaman kesin delil sayılmaz. Ancak doğru şekilde düzenlenmişse ve banka dekontu, fatura, sözleşme veya cari hesap kayıtları gibi belgelerle destekleniyorsa mahkemede güçlü bir ispat aracı olarak kullanılabilir.

HMK Madde 222 kapsamında ticari defterler, belgeler ve kayıtlar belirli şartlar altında delil niteliği taşıyabilir. Bu nedenle tahsilat makbuzunun hukuki geçerliliği; belgenin eksiksiz düzenlenmiş olmasına, taraflar arasında uyuşmazlık bulunup bulunmamasına ve diğer belgelerle desteklenmesine göre değişebilir.

Özellikle banka dekontu, fatura, sözleşme, yazılı mutabakat veya cari hesap kayıtları ile birlikte sunulduğunda tahsilat makbuzu çok daha güçlü bir delil haline gelir. Bu yüzden işletmelerin tahsilat makbuzlarını diğer ticari belgelerle birlikte saklaması önemlidir.

 

İcra dosyasında ve UYAP’ta tahsilat makbuzu

Tahsilat makbuzu, icra dosyalarında ve UYAP üzerinden yürütülen işlemlerde ödemenin yapıldığını göstermek için kullanılan önemli bir belgedir. Özellikle borçlu tarafından yapılan ödemenin icra dosyasına işlendiğini veya borcun tamamen kapandığını ispatlamada destekleyici rol oynar.

Tahsilat makbuzu gerektiğinde UYAP sistemine yüklenebilir ve icra müdürlüğüne sunularak ödeme kaydıyla birlikte değerlendirilebilir. Bu sayede ödeme anlaşmazlıklarının önüne geçilebilir ve dosyanın güncel durumu daha kolay takip edilebilir.

Burada dikkat edilmesi gereken önemli noktalardan biri, makbuzun “ahzu kabz” yetkisi yani tahsilat yapma yetkisi bulunan kişi veya kurum tarafından düzenlenmiş olmasıdır. Yetkisiz kişiler tarafından düzenlenen belgeler hukuki süreçlerde geçerlilik sorunu yaratabilir.

 

Tahsilat makbuzu olmazsa ne olur?

Tahsilat makbuzu düzenlenmediğinde, ödemenin yapıldığını ispatlamak zorlaşabilir ve işletme hukuki, mali ve muhasebesel risklerle karşılaşabilir.
 

Başlıca riskler şunlardır:

• Tahsilatın ispatı zorlaşır: Ödeme anlaşmazlıklarında işletmenin banka dekontu veya cari hesap kayıtlarıyla durumu açıklaması gerekebilir.
• Mükerrer ödeme riski oluşur: Ödeme kaydı net olmadığı için aynı borç ikinci kez talep edilebilir.
• Hukuki süreçlerde sorun yaşanabilir: İcra veya mahkeme süreçlerinde belge eksikliği işletmeyi dezavantajlı duruma düşürebilir.
• Muhasebe kayıtları karışabilir: Cari hesap takibi zorlaşabilir ve finansal hata riski artabilir.

Dijital tahsilat makbuzu, ödeme kayıtlarının elektronik ortamda oluşturulmasını, saklanmasını ve kolayca yönetilmesini sağlayan modern bir çözümdür. İşletmeler için tahsilat süreçlerini hızlandırır, hata riskini azaltır ve belge düzenini kolaylaştırır.
 

Serbest meslek erbapları için ise dijital belge süreçlerinde en yaygın çözümlerden biri e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM)’dir. e-SMM sayesinde makbuzlar elektronik ortamda oluşturulabilir, müşteriye dijital olarak iletilebilir ve yasal saklama süreçleri daha pratik şekilde yönetilebilir.
 

Dijital makbuz süreçleri hakkında daha fazla bilgi almak için e-serbest meslek makbuzu (e-SMM) nedir içeriğimizi inceleyebilirsiniz.

 

e-Makbuz kullanmanın avantajları

e-Makbuz kullanmak, işletmelerin tahsilat ve belge yönetim süreçlerini daha hızlı, düzenli ve güvenli hale getirir. Özellikle dijital dönüşüm sürecindeki işletmeler için operasyonel kolaylık ve maliyet avantajı sağlar.
 

Başlıca avantajları şunlardır:

• Kağıt ve baskı maliyetlerini azaltır: Fiziksel makbuz basma, arşivleme ve saklama maliyetlerini ortadan kaldırabilir.
• Hata riskini düşürür: Otomatik kayıt ve dijital veri girişi sayesinde manuel işlem kaynaklı hataları azaltır.
• Belgelerin kolay saklanmasını sağlar: Makbuzlara dijital ortamda hızlıca erişilebilir ve yasal saklama süreçleri daha kolay yönetilebilir.
• Denetim süreçlerini hızlandırır: Belgelerin düzenli ve erişilebilir olması, vergi incelemeleri ve iç denetimlerde kolaylık sağlar.

Tahsilat makbuzunun yasal geçerliliğinde, Maliye Bakanlığı’nın kayıt dışı işlemleri önlemek amacıyla belirlediği bir limit vardır. 7.000 TL’yi aşan ödemelerin banka, finans kuruluşları ve PTT aracılığıyla yapılması zorunludur.

24 Aralık 2015 tarihli ve 29572 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 459 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile tahsilat ve ödemelerin tevsik zorunluğuna ilişkin olarak halihazırdaki 8.000 TL’lik had, 2016 yılından geçerli olmak üzere 7.000 TL’ye indirilmiştir.

13 yılı aşkın süredir yürürlükte olan bu uygulama, fatura almak zorunda olan birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, serbest meslek erbabı, kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlar, defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler ve vergiden muaf esnafları kapsamaktadır.

Tahsilat ve ödemelerin finans kurumları aracılığıyla yapılmış olması tarafların o işleme ilişkin Vergi Usul Kanunu’nda yer alan belgeleri (fatura, serbest meslek makbuzu, gider pusulası vb.) düzenleme zorunluluğunu ortadan kaldırmayacaktır.

“Peki, parça parça ödeme yapsam?” diye düşünüyorsanız, bu da mümkün değildir. İster parça parça isterseniz de tek seferde ödeme yapın; aynı günde aynı kişi veya kurumlarla yapılan işlemlerin toplam tutarının 7.000 TL’lik haddi aşmaması gerekmektedir.

Aştığı durumunda ise, işlemlerin her biri işlem bazında belirlenen haddin altında kalsa bile, aştığı işlemden itibaren işleme konu tahsilat ve ödemelerin de aracı finansal kurumlar aracılığıyla yapılması zorunludur. Bu düzenlemeye uymayanlara, tahsil ettiği ya da ödediği tutarın yüzde 5’i oranında özel usulsüzlük cezası kesilmektedir.

Tahsilat makbuzunun muhasebe kaydının nasıl tutulduğunu merak ediyorsanız ilgili yazımızdan konu ile ilgili tüm detaylara ulaşabilirsiniz.

Siz de hemen 14 günlük ücretsiz deneme sürenizi başlatın, Paraşüt ile kolayca fatura ve tahsilat makbuzu kesin!