e-Belge kullanımında kimi belgeler işlev ve amaç bakımından birbirini karşılamaktadır. Bu bağlamda, sıkça karşılaştığımız "e-Faturanın irsaliye yerine kullanılması mümkün mü?" sorusunu cevaplamamız yerinde olacaktır.
e-Fatura irsaliye yerine geçer mi?
Gönderdiğiniz elektronik (e-fatura veya e-arşiv) faturada düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Ancak bu kağıt çıktıya “İrsaliye yerine geçer” ifadesinin yazılması ve kağıdın kaşelenip imzalanması gerekmektedir.
Bu imkandan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslim edileceği tarihte düzenlenmiş olması gerekmektedir. Teslim sayılan durumlar KDV Kanunu'nda ayrıca belirtilmiştir.
Kanunda da belirtildiği üzere, malın alıcının veya alıcı adına hareket edenlere gönderilmesi durumunda mal nakliyesinin başlatılması ya da sürücüye bırakılması teslim olarak sayılmaktadır.
Yani, e-faturanın irsaliye olarak kullanılabilmesi için belgeler malın teslimi esnasında, teslim etmek için nakliyeye verilmesi esnasında ya da sürücüye teslim edilmesi esnasında düzenlenmesi gerekmektedir.
Eğer e-fatura düzenlenme tarihi ile malın sevkiyat tarihi aynı gün değilse ayrı bir sevk irsaliyesi hazırlamanız gerekmektedir. Bunu matbu olarak yapabilirsiniz.
e-Arşiv fatura irsaliye olarak kullanılabilir mi?
Yukarıdaki durum e-arşiv fatura için de geçerlidir. Özetle, fiili sevk ve e-arşiv düzenme işlemi aynı zamanda olduğu müddetçe e-arşiv fatura çıktısı irsaliye yerine kullanılır. Dikkat edilmesi gerekenin, kağıt fatura çıktılarının imza ve kaşeleri olduğunun altını çizelim.
