e-Arşiv hakkında 20 soru 20 cevap

2020 yılı başında yürürlüğe giren tebliğ ile e-arşive geçen ve dijitalleşme sürecine giren firmalar, e-dönüşüm uygulamalarına daha aşina olurken e-fatura ve e-arşiv fatura hakkında akıllarına gelen sorulara da yanıtlar aradı. Biz de e-arşiv hakkında en çok sorulan 20 soruyu sizin için cevapladık.

14 dk
e-arşiv fatura

e-Arşiv ile karşılaştığımız soruları bu yazımızda derledik ve e-arşiv hakkında merak edilen her şeyi sizin için 20 maddede cevapladık.

  1. e-Arşiv faturası nedir?
  2. e-Arşiv faturası kimler için zorunludur?
  3. 2021 yılında e-arşiv faturası kullanım zorunluluğu nedir?
  4. e-Arşiv fatura için mali mühür gerekli mi?
  5. e-Arşive nasıl başvurulur?
  6. e-Arşiv fatura kimlere kesilir?
  7. Kaç gün geriye dönük e-arşiv fatura kesilebilir?
  8. 5.000 TL altı tutarlar için e arşiv fatura kesilir mi?
  9. 5.000 TL üstü tutarlar için e-arşiv fatura keserken mali mühür gerekli mi?
  10. Yurt dışına e-arşiv fatura nasıl kesilir?
  11. e-Arşiv fatura kaç gün içinde kesilir?
  12. e-Fatura kullanıcısına e-arşiv faturası kesilebilir mi?
  13. GİB üzerinden e-arşiv fatura nasıl kesilir?
  14. e-Arşiv fatura için kullanıcı kodu nasıl alınır?
  15. e-Arşiv fatura kesmek için özel entegratörle çalışmak zorunda mıyım?
  16. e-Arşiv faturaları nasıl görebilirim?
  17. Bir işletmenin e-arşiv fatura kullanıcısı olup olmadığı nasıl kontrol edebilirim?
  18. Basit usulde vergilendirmeye tabi bir kullanıcıya e-arşiv fatura kesebilir miyim?
  19. e-Arşiv 5.000 TL sınırına KDV dahil mi?
  20. e-Arşiv faturası nasıl iptal edilir?

1. e-Arşiv faturası nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması ve saklanmasını kapsayan bir fatura türüdür.

İki elektronik fatura kullanıcısının birbirine kestiği fatura türüne e-fatura denirken, e-fatura kullanıcısının matbu fatura kullanıcısına veya son kullanıcıya elektronik ortamda kesip ulaştırdığı fatura türüne ise e-arşiv fatura denir.

2. e-Arşiv faturası kimler için zorunludur?

Vergi Usul Kanunu VUK 509 hükümlerine göre, e-arşiv kullanıcısı olabilmek için e-fatura kullanıcısı olma şartı vardır. Yani, e-arşiv uygulamasından yalnızca e-fatura kullanıcıları yararlanabilmektedir. Fakat şöyle bir istisnai durum söz konusudur.

Firmanızın e-fatura zorunlu geçiş kapsamında olup olmadığı hakkında detaylı bilgiye ilgili yazımızdan ulaşabilirsiniz. e-Fatura ve e-arşiv fatura entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra e-fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.

3. 2021 yılında e-arşiv faturası kullanım zorunluluğu nedir?

Mevcut durumda 2019-2020 yılı cirosu 5 milyon TL'yi aşan firmaların 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerekir.

Ayrıca, herhangi bir firmaya 1 gün içerisinde KDV dahil 5.000 TL ve üzeri fatura kesecekseniz bu faturayı e-arşiv fatura olarak düzenlemeniz gerekmektedir. Vergi mükellefi olmayan birine 1 gün içerisinde KDV dahil 30.000 TL ve üzeri fatura kesecekseniz bu faturayı yine e-arşiv fatura olarak hazırlamanız gerekir.

Bu zorunlulukta e-fatura mükellefi olma şartı aranmamaktadır. Bir başka deyişle, e-fatura veya e-arşiv mükellefi olmasanız da keseceğiniz bu faturaları e-arşiv olarak kesmelisiniz.

4. e-Arşiv faturası için mali mühür gerekli mi?

Sadece GİB Portal üzerinden ve e-faturaya geçiş yapmadan kesilen e-arşiv faturalar için mali mühür şartı bulunmamaktadır. Yalnız, e-Fatura ve e-arşiv uygulamasına geçiş yapılırken mali mühre ihtiyaç vardır ancak şahıs firmaları mali mühür yerine e-imza ile bu geçişi gerçekleştirebilir.

Bu soru vesilesiyle birbirinden farklı olsa da sıkça karıştırılan e-imza ve mali mühür kavramlarına da açıklık getirelim. e-İmza’nın mali mühürden en önemli farkı, firma yerine şahsa verilmesidir. e-İmza, kişinin ıslak imzası yerine geçer.

Bu anlamda, e-arşiv uygulamasını kullanan mükelleflerin elektronik belge olarak oluşturdukları faturayı matbu olarak teslim ederken faturada imzanın bulunması gerekir. Aynı şekilde, faturanın şekil ve nizamına ilişkin maddelere uymak kaidesiyle fatura düzenleme tarihinde imzaya yetkili olan kişinin imzasının notere tasdik ettirilip faturanın basımı esnasında fatura üzerine yazdırılmak koşuluyla faturanın (hazır imzalı olarak) kullanılabilmesi de mümkündür.

5. e-Arşive nasıl başvurulur?

e-Arşiv kullanıcısı olmanız için e-fatura kullanıcısı olmanız gereklidir. GİB e-Arşiv Portal’ın ilgili bağlantısından başvuru yapmanız gerekmektedir. Bu bağlantıdan başvuru yaptıktan sonra başvuru yaptığınız mali mühür ile e-arşiv portal uygulamasına giriş yapabilirsiniz.

Paraşüt’te e-arşive geçmek ise çok kolaydır. Anahtar Teslim e-Fatura hizmetimiz ile başvuru işlemlerinizi e-fatura geçiş danışmanımızla birlikte yönetebilir, yerinizden bile kalkmadan 1 günde* e-fatura ve e-arşiv faturaya geçişinizi tamamlayabilirsiniz. Konu ile ilgili detaylı bilgiye yazımızdan ulaşabilirsiniz.

*Mali Mühür veya e-imza bekleme süresi hariçtir.

6. e-Arşiv fatura kimlere kesilir?

e-Fatura ve e-arşiv entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra e-fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderebilirsiniz. e-Fatura yalnızca e-fatura mükelleflerine kesilip gönderilebilir. e-Arşiv fatura ise göndericinin e-fatura mükellefi, alıcının ise kağıt fatura kullanıcısı veya son kullanıcı olması durumunda kullanılır.

Yani e-arşiv fatura, e-fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere kesilir ve gönderilir. Örneğin, siz bir e-fatura kullanıcısısınız. Fakat fatura keseceğiniz müşteriniz (tüzel kişi veya son kullanıcı) e-fatura kullanıcısı değil. Böyle bir durumda e-arşiv fatura kesmeniz gerekmektedir.

7. Kaç gün geriye dönük e-arşiv fatura kesilebilir?

e-Fatura kesilirken belirli şartlar yerine getirildiği takdirde geriye dönük fatura kesilebilir. Vergi Usul Kanununa göre, geriye dönük e-fatura ve e-arşiv fatura, matbu faturada da olduğu gibi, en fazla 7 gün öncesine olacak şekilde düzenlenebilir.

7 günün aşılması dahilinde %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası uygulanır. Bu cezayı almamak için mükelleflerin faturalarını gecikmeden düzenlemesi büyük önem taşır.

8. 5000 TL altı tutarlar için e arşiv fatura kesilir mi?

Kesilebilir fakat herhangi bir zorunluluğu bulunmamaktadır. Kesilen faturanın alıcısı vergi mükellefi ise ve fatura KDV dahil 5.000 TL'yi aşıyorsa, zorunluluk devreye girer ve faturanın e-arşiv olarak kesilmesi gerekir.

3. sorunun cevabında da belirttiğimiz gibi, herhangi bir firmaya 1 gün içerisinde KDV dahil 5.000 TL ve üzeri veya vergi mükellefi olmayan birine 1 gün içerisinde KDV dahil 30.000 TL ve üzeri fatura kesecekseniz e-arşiv fatura kesmeniz gerekir.

e-Fatura mükellefi değilseniz bu işlemin GİB Portal üzerinden yapılması gerekmektedir. 5.000 ve 30.000 altı meblağlar için kağıt fatura kesilebilir.

9. 5000 TL üstü tutarlar için e-arşiv fatura keserken mali mühür gerekli mi?

e-Fatura veya e-arşiv faturaya geçme zorunluluğu olmayan firmaların aynı gün içinde bir vergi mükellefine keseceği KDV dahil 5.000 TL ve üzeri veya vergi mükellefi olmayan birine keseceği KDV dahil 30.000 TL ve üzeri e-arşiv faturalar GİB Portal üzerinden mali mühre ihtiyaç duyulmadan kesilebilir.

10. Yurt dışına e-arşiv fatura nasıl kesilir?

Yurtdışına mal veya hizmet ihracı iki ayrı kategoride değerlendirilir. e-Arşiv fatura keseceğiniz durumda herhangi bir limite bakılmadan, alıcı vergi kimlik numarası yerine 10 tane 2 (2222222222) yazılarak işlem yapılır. GİB e-Arşiv Portal üzerinden kestiğiniz e-arşiv faturalarında da vergi no olarak 10 tane 2 (2222222222) yazabilirsiniz.

Şayet mal ihraç ediyorsanız; e-ihracat faturası kullanmalısınız. e-İhracat faturası, yurtdışına yapılan satışlarda ihracat beyannamesiyle gönderilen ürünler için kesilir.

Paraşüt üzerinden ihracat faturası oluşturabilir, e-fatura kullanıcısıysanız e-ihracat faturanızı resmileştirebilirsiniz. Bu fatura türü hakkında detaylı bilgiye "İhracat faturası hakkında 15 soru 15 cevap" yazımızdan ulaşabilirsiniz.

11. e-Arşiv fatura kaç gün içinde kesilir?

Bu soruyla da 7. sorunun bir benzeri olarak sıkça karşılaşmaktayız. Sevk irsaliyesi kullanılarak yapılan satışlarda, e-fatura veya e-arşiv faturanın 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir.

Hizmet teslimlerinde ise sevk irsaliyesi söz konusu olmadığı için e-faturanın, hizmetin verildiği anda düzenlenmesi şarttır. Yani, 15 Mart tarihinde sisteme girip 1 Mart tarihine e-arşiv fatura kesemezsiniz.

Vergi Usul Kanunu'nun 231/5. maddesinde “Faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 (yedi) gün içinde düzenlenmesi gerektiği, bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş kabul edileceği” belirtilmiştir.

12. e-Fatura kullanıcısına e-arşiv faturası kesilebilir mi?

e-Fatura kullanıcılarına yalnızca e-fatura kesilebilir. Bu çerçevede e-arşiv mükellefi firmanın fatura keseceği kurum da e fatura kullanıcısı ise, e-arşiv değil e-fatura kesilmelidir.

13. GİB üzerinden e arşiv fatura nasıl kesilir?

e-Arşiv Portalı’ndan nasıl fatura kesileceğinin cevabını işlem basamaklarını adım adım anlattığımız yazımızda bulabilirsiniz. Fakat burada dikkat etmeniz gereken önemli husus, gönderilen e arşiv faturaları iptal edemeyeceğiniz için portalda imza adımını tamamlarken bilgilerin doğruluğundan emin olmanız gerektiğidir.

Oysaki Paraşüt’te e-arşiv keserken faturanızı resmileştirmeden önce müşterinizle paylaşıp teyitleşebilir ve gerekirse düzenleyebilir, e-Arşiv Portal’ın aksine gönderilen e-faturaların 7 gün içerisinde iptalini gerçekleştirebilirsiniz.

e-Arşiv fatura kesme aşamalarında tereddüt yaşamanız durumunda hafta içi her gün 09.00 - 18.00 saatleri arasında 0212 963 00 20 numaralı hattımızdan veya uygulama içi canlı sohbet yoluyla destek ekibimize ulaşabilirsiniz.

e-Fatura ve e-arşiv fatura kullanıcılarına sağlanan daha pek çok kolaylık için Paraşüt’ün avantajlı dünyasını şimdi keşfedebilirsiniz. Üstelik 14 gün ücretsiz deneme ile süreci test ederek Paraşüt kullanıp kullanmamaya karar vermek sizin insiyatifinizde!

14. e-Arşiv fatura için kullanıcı kodu nasıl alınır?

GİB e-Arşiv Portalını kullanmak için buradaki adres üzerinden sisteme kayıt olarak şifre edinebilirler.

Mali mühür veya e-imza zorunluluğu olmadan İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi kullanılarak girilebilecek olan sisteme, İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi bulunan kişilerin herhangi yeni bir başvuru yapmasına gerek bulunmamaktadır.

15. e-Arşiv fatura kesmek için özel entegratörle çalışmam gerekir mi?

e-Arşiv uygulaması için özel entegratör ile çalışma şartı yoktur fakat, her sistemin avantaj ve dezantajları olduğu gibi GİB Portal’ın da vardır. Bu anlamda özel entegratörlerin sağladığı kolaylıklar hakkında kısa bir araştırma yapmak uzun vadede iş rutininiz için fayda sağlayacaktır. Araştırmanıza yardımcı olmak adına konu ile ilgili yazımıza göz atabilirsiniz.

Paraşüt’ün e-fatura ve e-arşiv kullanıcılarına sağladığı faydalara göz atmak isterseniz ilgili sayfamızı ziyaret edebilirsiniz. Ayrıca aklınıza takılan her türlü soruda yardımcı olmamız adına iletisim@parasut.com adresimizden bize ulaşabilirsiniz.

16. e-Arşiv faturaları nasıl görebilirim?

e-Arşiv faturalarınız GİB e-Arşiv Portalında 6 ay arşivlenir. GİB'in sorgulama adresinden mükellefin vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarasını girerek yapabilirsiniz.

Böylece sizdeki mevcut bilgilerle, sistemdeki bilgileri karşılaştırabilir, doğruluğunu kontrol edebilirsiniz. Bu faturaları bilgisayarınıza indirip kendiniz arşivlemeniz gerekmektedir.

Paraşüt’te ise faturalarınız yasal olarak gerekli olan süre, yani 10 yıl boyunca arşivlenir. e-Arşiv faturalarını görüntüleyebilmeniz için, uygulamanın sol tarafında yer alan menüdeki “Faturalar” sekmesi aracılığıyla açılan sayfanın alt kısmında bulunan “Tüm Kayıtlar” butonuna tıklamanız yeterlidir.

Tüm Kayıtlar butonunun seçenekleri arasında “Arşivlenmiş Kayıtlar” sekmesine tıklayarak arşivlenmiş faturalarınıza ulaşabilirsiniz.

17. Bir işletmenin e-arşiv fatura kullanıcısı olup olmadığı nasıl kontrol edebilirim?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesindeki “e-Arşiv Kayıtlı Kullanıcılar Listesi” sayfasından bir işletmenin e-arşiv fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.

18. Basit usulde vergilendirmeye tabi bir kullanıcıya e-arşiv fatura kesebilir miyim?

Basit usulde vergilendirilen mükellefler e-arşiv fatura düzenleyebilir. 3. sorunun cevabında detaylarına yer verdiğimiz limitlere göre zorunlu tutulur.

19. e-Arşiv 5.000 TL sınırına KDV dahil mi?

Evet, dahildir. 8. soruda e-arşiv zorunluluğu ile limitlerin detaylarını bulabilirsiniz.

20. e-Arşiv faturası nasıl iptal edilir?

GİB e-Arşiv Portal üzerinden e-arşiv faturasının iptali mümkün değildir. Ancak, Paraşüt ön muhasebe programı üzerinde oluşturduğunuz e-arşiv faturayı, resmileştirildiği tarihten itibaren 7 gün içinde iptal edebilirsiniz.

Bunun için, Paraşüt hesabınız içerisinden fatura görüntüleme ekranını açıp faturanın sağ üst köşesinde bulunan “DÜZENLE” butonunun altındaki “İPTAL ET” seçeneğine tıklamanız yeterlidir.

e-arşiv fatura nasıl iptal edilir?

e-Fatura ve e-arşiv fatura ile ilgili her türlü sorunuzu yanıtlamak için Paraşüt Ekibi burada! Paraşüt Destek sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz!

Henüz bir Paraşüt hesabınız yoksa, Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz:

Paraşüt'ü 14 Gün Ücretsiz Deneyin

İlginizi çekebilecek diğer yazılarımız:

e-İhracat faturası hakkında 15 soru 15 cevap

e-Fatura hakkında 20 soru 20 cevap

KOBİ'ler için ücretsiz e-Fatura

e-Fatura mükellefi nedir? Nasıl e-fatura mükellefi olunur?

Cansu Meşedilci

Cansu Meşedilci

Cansu Meşedilci, Paraşüt'ün İçerik Uzmanı.

Bültenimize katılın, hiçbir içeriği kaçırmayın!