İrsaliyeli fatura nedir, ne işe yarar?

irsaliye, malların taşınması veya teslimi sırasında hazırlanan ve alıcı ile satıcı arasındaki iş anlaşmasını kaydeden bir belgedir. 

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Hukuku, ticari mal hareketlerini takip etmek ve kaydetmek için irsaliyeye ihtiyaç duyar. Teslimat notu genellikle malların taşınması, dağıtımı veya depolanması gibi süreçlerde kullanılır ve işletmelerin yasal gerekliliklerini yerine getirmelerine yardımcı olur. 

Bir malın satış sonrası teslimatının yapılması için düzenlenen sevk irsaliyesi ile ürünün satışını gerçekleştirdikten sonra oluşturulan faturanın tek bir belgede toplanmış haline irsaliyeli fatura denir.

İrsaliyeli fatura düzenlediğinizde, alıcınız için sevk irsaliyesi ve faturayı ayrı ayrı düzenlemenize gerek kalmaz. 

İrsaliyeli fatura; hem sevk irsaliyesi hem de satış faturasını kapsayıcı bir fatura türü olup iki belgenin birleşimi niteliğindedir. Bu da bir nevi zaman ve maliyetten tasarruf etmenizi sağlar. Faturalama süresi oldukça pratik hale gelir. Satıcı tarafından malların taşınması sırasında düzenlenir ve hem sevkiyat ayrıntılarını hem de ticari fiyatı içerir. Türk Vergi Usul Kanunu'na göre, bu belgenin düzenlenmesi bazı durumlarda zorunludur.

İrsaliye ve fatura, ticari işlemleri belgelemek için kullanılan iki farklı belgedir. İrsaliye ne demek, yazımızın başında tanımlamıştık. Peki, aralarındaki farklar nelerdir?

• İrsaliye: Malın teslimatını ya da taşınmasını belgelemek için oluşturulur. Sevkiyatı kayıt altına almaya yardımcı olur.
• Fatura: Yapılan satışın finansal değerini belgelemek için oluşturulur. Satılan mal veya hizmetlerin tutarını ve vergisini gösterir.
• Faturada 2 nüsha düzenlenirken, irsaliyeli faturada 3 nüsha düzenlenmelidir. Bunlardan biri asıl, diğer ikisi örnek olacak şekildedir. Bir asıl ve bir nüsha malı alana, bir nüsha taşıyıcıya ve diğer nüsha ise firmaya aittir. Üç adetten az düzenlenen faturalar düzenlenmemiş sayılır.
• Faturada nereye ve kime gönderileceği gibi sevk bilgileri yer almazken, irsaliyeli faturada daha zengin bir bilgi vardır; sevk irsaliyesi yerine de geçtiği için sevk bilgileri yer alır.
• İrsaliyeli faturada Maliye Bakanlığı klişesi ya da noter tasdiki bulunur.
• İrsaliyeli faturada belgenin üst kısmında “İrsaliyeli Fatura” ibaresi bulunur.
• Faturada malın ya da sağlanan hizmetin bedelini hem rakam ile hem de yazı ile yazılır; irsaliyede ise malın kime ait olduğu, kime teslim edileceği bilgiler esastır. 

İrsaliyeli fatura, hem faturayı hem de irsaliyeyi birleştiren bir belgedir, malın taşınmasını ve satış bedelini içerir. 

Bu belge sayesinde işletmeler yasal gereksinimleri tek bir evrakla karşılayabilirler. İrsaliye örneği, bu tür faturalarının nasıl düzenlediğini merak eden işletmelere yardımcı olabilir. 

İrsaliyeli faturada hem sevk irsaliyesinde hem de faturada bulunması gereken bilgiler yer alır. Bu nedenle irsaliyeli fatura, fatura yerine de geçer.

e-Fatura mükellefleri için düzenlenecek e-faturalarda, düzenleme tarihi yanında saat ve dakika detaylarının da gösterilmesi halinde e-faturanın kağıt çıktısı da irsaliye kabul edilir. Böyle bir durumda, kağıt çıktısında “İrsaliye yerine geçer” ibaresinin bulunması ve satıcının kağıt çıktıyı imzalaması gerekir.

e-Fatura kullanıcısı olarak böyle bir düzenleme yapmayı düşünüyorsanız, ürününüzün teslimini de aynı gün içinde yapmanız önemlidir. Çünkü, irsaliyeli faturadaki en önemli noktalardan biri, fatura düzenlemede kabul edilen 7 gün süre imkanından vazgeçerek irsaliyeli faturanın derhal gerçekleştirilmesi gerektiğidir. İrsaliye fatura süresi, teslimatla paralel işlemelidir.

Bir başka deyişle bir işletme sahibinin, malın teslim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde faturasını düzenlenmesi gerekir; fakat bu süreden yararlanmak istemeyen ve malın çıkışı sırasında fatura kesen firmalar irsaliyeli fatura kullanır.

Örneğin, ayakkabı satışı yapan bir firmasınız. İrsaliyeli fatura düzenlemeyeceğiniz senaryoda, sevk irsaliyesi ile teslim edilen mallara ait faturayı 7 gün içinde düzenleme şartınız bulunur. Fakat, sevk irsaliyesi ile faturayı ayrı ayrı düzenlememek için irsaliyeli fatura oluşturmak isterseniz, faturayı malın teslimi anında düzenlemeniz gerekir.

İrsaliyeli fatura düzenlerken dikkat edilmesi gereken en önemli şey irsaliye numarasıdır. Bu numara belgenin takip edilmesi ve kaydının yapılması için çok önemlidir. İrsaliyeyi yasal düzenlemelere uygun şekilde hazırlamak büyük önem taşır. 

İrsaliyeli fatura düzenlemek için öncelikle aşağıdaki alanların eksiksiz doldurulması gerekir:

1. İrsaliyeli faturayı düzenleyen kişinin adı, ticari unvanı, iş adresi, bağlı bulunduğu vergi dairesi ve hesap numarası.
2. 2. Alıcının adı, adresi, ticari unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi numarası, 
3. 3. İrsaliyeli faturaya ait sıra ve seri numarası.
4. 4. Faturanın irsaliyeli olduğuna dair ibare.
5. 5. Faturanın düzenlenme tarihi ve saati.
6. 6. Faturanın fiili sevk tarihi.
7. 7. Mal veya hizmetin cinsi, miktarı, fiyatı ve tutarı (ürüne dair açıklama), 
8. 8. Malın kime ve nereye gönderildiği.
9. 9. İrsaliyeli faturayı düzenleyen şahsın imzası.
10. 10. KDV oranı ve tutarı.
11. 11. Maliye Bakanlığı klişesi ya da noter tasdiki.
12. 12. Basım yerine ait bilgiler

İrsaliyeli faturanın geçerli olabilmesi için;

• Düzenleme tarihi,
• Sevkiyat tarihi,
• Satıcı ve alıcı bilgileri,
• Taşınan malın detayları,
• Vergi oranları,
• Taşıma bilgileri,
• Belge numarası ve ibarelerin bulunması gereklidir.

Tüm bu bilgiler, irsaliyeli faturanın yasal olarak geçerli olması ve işlemlerin düzenli bir şekilde takip edilebilmesi için gereklidir. Ayrıca, belgelerin kayıt altına alınması için irsaliye defteri kullanılmalı ve bu defter düzenli bir şekilde muhafaza edilmelidir.

Bilgileri eksiksiz girdikten sonra yukarıda da belirttiğimiz üzere faturanın 3 nüshasını bulundurmanız gerekir. Aksi takdirde irsaliyeli faturanız geçersiz sayılır. Bu 3 nüshanın ikisi, malı taşıyan araçta bulunmalıdır. Bunun da nedeni, bu nüshaların denetimlerde gösterilecek olmasıdır.

Denetimden sorumlu kişi, faturanın kendisine ibraz edilen bir nüshasına adını, soyadını, unvanını yazıp tarih bilgisini ekler ve ardından mühürleyip imzalayarak ilgili kişilere iade eder. Diğer nüshası ise Maliye Bakanlığı Gelirler Genel Müdürlüğü Vergi İstihbarat Şubesi’ne gönderilmek için defterdarlığa bırakılır.

İrsaliyeli fatura kullanacaksanız öncesinde küçük bir matbaa araştırması yapabilir; irsaliye faturalarınızı maliye anlaşmalı matbaalara fatura ölçülerinde bastırarak temin edebilirsiniz.

Sevk irsaliyesi ile irsaliyeli fatura arasında bazı farklılıklar mevcuttur. Bu noktada “Sevk irsaliyesi fatura yerine geçer mi?” sıkça karşılaştığımız sorulardan biridir. Sevk irsaliyesi fatura yerine geçmez. Fakat irsaliyeli fatura, fatura yerine de kullanılır.

Diyelim ki, müşterin online mağazanız üzerinden bir sipariş verdi ve gönderimini kargo ile ona ulaştıracaksınız. Bu durumda sevk irsaliyesi oluşturmanız gerekir. Sevk irsaliyesi henüz faturası kesilmemiş mallar için de düzenlenen bir belgedir.

Bir başka örnek olarak, müşterinize günlük veya haftalık olmak üzere düzenli aralıklarla ürün gönderimi yapıyor; fakat aydan aya fatura kesiyor olabilirsiniz. Bu durumda yapılacak olan sevk irsaliyesi düzenleme olmalıdır.

Fakat hem fatura hem de sevk irsaliyesini bir arada gönderecekseniz irsaliyeli fatura keserek bu süreci tek belge ile gerçekleştirebilirsiniz. İrsaliyeli faturanın alt bölümünde “Bu belgenin sevk edilen malla birlikte bulunması halinde ayrıca sevk irsaliyesi aranmaz.” ibaresi yer alır.

Sevk irsaliyesi örneği, irsaliyeli fatura örneğine göre farklılıklar barındırır. Sevk irsaliyesinde faturadaki gibi tutar bilgileri bulunmayabilir.

İrsaliyeli faturanın hukuki niteliği, malın sevkini ve satışın beyanını aynı anda mümkün kılmasıyla öne çıkar. Ticari hayatta pratiklik sunan bu belge, aynı zamanda yasal uyumluluğu güvence altına alarak önemli bir araç haline gelir. 

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. Elektronik ortamda alıcısına iletilir ve muhafaza edilir. Dijital uygulamaların yaygınlaşmasıyla elektronik ortamda düzenlenebilen e-irsaliye, kağıt ortamda düzenlenen haliyle aynı hukuki değere sahiptir.

Buradaki küçük detay, kâğıt irsaliye, taşıma ve sevk irsaliyesi olarak ikiye ayrılırken e-irsaliye genellikle sevk irsaliyesi yerine kullanılır. e-İrsaliyenin kağıt formundan bir diğer farkı da iki ek bilginin daha yer almasıdır.

Bunlar;

• Taşıyıcı bilgileri kapsamında girilen araç plakası,
• şoför adı ve TC kimlik numarasıdır.

Ayrıca, alıcısına GİB sistemi üzerinden başarılı şekilde iletilmeyen e-irsaliye hüküm ifade etmemektedir.

Satış, proforma fatura ve iade faturası gibi diğer fatura türleri hakkında bilgi sahibi olmak isterseniz "Fatura türleri neler? Faturalar arasındaki farklar nelerdir?" yazımızı ziyaret edebilirsiniz.

Ön muhasebenizi daha düzenli ve kolay bir şekilde yönetmek ister misiniz? 

Fatura takip süreçlerinizi kusursuz bir şekilde sürdürmek için yanınızdayız. Hemen şimdi, aşağıdaki butona tıklayarak hesabınızı oluşturabilir ve online ön muhasebe programı Paraşüt'ü 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.