Satış öncesi proforma fatura ve teklif yönetimi

Müşterilerinizle çalışırken satış ve faturalama aşamasına geçmeden önce onlara teklif veriyor veya proforma fatura ile çalışıyorsanız, bahsi geçen işlemleri Paraşüt ile nasıl yöneteceğinizi bulacağınız bu makalede: 1. Teklif ve proforma faturanın ne olduğunu ve ne amaçla kullanıldığını, 2. Nasıl proforma fatura oluşturup takip edebileceğinizi, 3. Nasıl teklif oluşturup takip edebileceğinizi, anlatıyoruz.

 

1. Teklif ve proforma fatura nedir?

**Proforma fatura**, teklif niteliği taşıyan bir fatura türüdür. Herhangi bir mali yükümlülük taşımaz. Bir nevi, satıştan önce ödeme yapılması için verilen fatura türüdür. Resmi faturalar, proforma fatura yerine kullanılamaz ve proforma faturaların üzerinde "proforma fatura" ibaresi bulunmalıdır. Benzer şekilde, satış işleminden önce müşteriyle paylaşılabilen bir diğer belge de **teklif**tir. Teklif de proforma fatura da işinizin doğasına göre değişebilmekle birlikte genelde müşteri bilgilerini, satılacak mal veya hizmetin cinsini, adedini, ücreti içerir; genelde her iki belgenin de belli bir müddet geçerlilik süresi vardır. Teklif veya proforma fatura, satış işleminden önce müşteri ile yazılı olarak anlaşmak, herhangi bir ön ödeme almak, verilecek hizmet ile ilgili sipariş geçmek veya mal gönderimi yapmak gibi sebeplerle firmalar tarafından kullanılabilir. Paraşüt'te satış öncesi bu süreci teklif veya proforma fatura yoluyla takip etmeniz mümkündür.

 

2. Proforma fatura nasıl oluşturulur? Müşteriye nasıl iletilir?

`SATIŞLAR` > `Faturalar` sayfasına gelip önce `YENİ FATURA OLUŞTUR` butonunun sağındaki oka ve sonra `YENİ PROFORMA OLUŞTUR` butonuna tıklayarak başlayabilirsiniz. Açılan sayfada proforma faturanız için gereken bilgileri doldurabilirsiniz. Müşteri, teklif koşulları, ürün/hizmet bilgileri gibi yerleri doldurup faturanın döviz cinsini de belirledikten sonra proformayı kaydedin. Proforma faturayı görüntülediğiniz sayfadan bu proformayı düzenleyebilir, e-posta ile müşterinizle paylaşabilir, vade tarihini güncelleyebilir, müşteriniz için ödeme hatırlatma ekleyebilir, müşterinizden e-posta yoluyla tahsilat talep edebilir, bu proformayı satış faturasına çevirebilirsiniz. Oluşturduğunuz proforma fatura, tıpkı satış faturası gibi müşteri bakiyesine yansır ve müşteri işlem geçmişinde görünür.  Videomuzda yer alan menü henüz güncellenmemiştir. Menüde yer alan değişiklikleri incelemek için aşağıda yer alan butona tıklayabilirsiniz. 
(menu-guide:)

 

Proforma faturaların takibi

Oluşturduğunuz proformaları `SATIŞLAR` > `Faturalar` sayfasında görebilir, arayarak veya filtreler yardımıyla onları kolayca bulabilirsiniz. Proforma fatura takibi için önce, filtre sembolüne tıklayıp `FATURA TÜRÜ` seçeneğine tıkladıktan sonra `FATURA TÜRÜ` olarak çıkan yan filtreden `SATIŞ PROFORMASI` seçeneğine tıklayarak arama ve listeleme işlemlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. Böylece takip ettiğiniz proforma fatura ile ilgili bilgilerin kontrolünü sağlayabilir, `DÜZENLE` butonu aracılığıyla proforma faturanızda gerekli dğeişiklikleri gerçekleştirebilirsiniz.

 

3. Teklif nasıl oluşturulur? Müşteriye nasıl iletilir?

Paraşüt hesabınız içerisinden `SATIŞLAR` > `Teklifler` sayfasına gelip `YENİ TEKLİF OLUŞTUR` butonuna tıklayarak başlayabilirsiniz. Açılan sayfada teklifiniz için gereken bilgileri doldurabilirsiniz. Teklifinize ürün ya da hizmet bilgisi eklerken, eklediğiniz her bir ürünün stok durumunu, alış ya da satış fiyatına göre her bir ürün için kâr oranını ya da tüm ürünler için toplam kâr oranını anlık olarak görüntüleyebilirsiniz. Müşteri, teklif koşulları, ürün/hizmet bilgileri gibi yerleri doldurup teklifinizin döviz cinsini de belirledikten sonra teklifinizi kaydedebilirsiniz.

 

Teklif paylaşma, yazdırma, işlem geçmişi ve onay durumu

Teklifi görüntülediğiniz sayfadan bu teklifi düzenleyebilir, e-posta ile müşterinizle paylaşabilir, çıktısını alabilir, teklif işlem geçmişini inceleyebilir ve teklifinizin onay durumunu güncelleyebilirsiniz.

 

Tekliflerin takibi

Oluşturduğunuz bütün teklifleri `SATIŞLAR` > `Teklifler` sayfasında yer alan sekmeler vasıtasıyla cevap durumuna göre listeleyebilir veya filtreler yardımıyla tekliflerinizi kolayca bulabilirsiniz. Cevap bekleyen teklifleriniz için `DÜZENLENME TARİHİ` altında tekliflerinizin kaç gündür cevap beklediğini anında görebilir, gerektiğinde müşterilerinizle görüşüp hatırlatma yapabilirsiniz. Teklifin üzerinden 14 günden fazla süre geçtiyse bu kısım kırmızıya dönüyor, böylece müşterinizle temasa geçmeniz için size minik bir hatırlatıcı oluyor.

 

Tekliflerin faturaya çevrilmesi

Teklifiniz kabul edildiğinde `FATURA OLUŞTUR` butonuna tıklayarak onu satış faturasına çevirebilirsiniz. `CEVAP BEKLEYENLER` sekmesinde yer alan bir teklifiniz için fatura oluşturduğunuzda, teklifin durumu otomatik olarak "Kabul Edildi" şeklinde güncellenir. Bununla birlikte verdiğiniz teklifler, faturaya çevrilmeden önce müşteri bakiyesine yansımaz ve müşteri işlem geçmişinde görünmez.