Satış öncesi teklif ve proforma fatura yönetimi

Gülsen Geçim
Gülsen Geçim
5 dk

Müşterilerinizle çalışırken satış ve faturalama aşamasına geçmeden önce onlara teklif veriyor veya proforma fatura ile çalışıyorsanız, bu işlemleri nasıl yöneteceğinizi bulacaksınız.

Bu makalede:

  1. Teklif ve proforma faturanın ne olduğunu ve ne amaçla kullanıldığını,
  2. Nasıl teklif oluşturup takip edebileceğinizi,
  3. Nasıl proforma fatura oluşturup takip edebileceğinizi,

anlatıyoruz.

1. Teklif ve proforma fatura nedir?

Proforma fatura, teklif niteliği taşıyan bir fatura türüdür. Herhangi bir mali yükümlülük taşımaz. Resmi faturalar, proforma fatura yerine kullanılamaz ve proforma faturaların üzerinde "proforma fatura" ibaresi bulunmalıdır.

Benzer şekilde, satış işleminden önce müşteriyle paylaşılabilen bir diğer belge de tekliftir. Teklif de proforma fatura da işinizin doğasına göre değişebilmekle birlikte genelde müşteri bilgilerini, satılacak mal veya hizmetin cinsini, adedini, ücreti içerir; genelde her iki belgenin de belli bir müddet geçerlilik süresi vardır.

Teklif veya proforma fatura, satış işleminden önce müşteri ile yazılı olarak anlaşmak, herhangi bir ön ödeme almak, verilecek hizmet ile ilgili sipariş geçmek veya mal gönderimi yapmak gibi sebeplerle firmalar tarafından kullanılabilir.

Paraşüt'te satış öncesi bu süreci teklif veya proforma fatura yoluyla takip etmeniz mümkündür.

2. Teklif nasıl oluşturulur? Müşteriye nasıl iletilir?

Paraşüt hesabınız içerisinden SATIŞLAR > Teklifler sayfasına gelip YENİ TEKLİF OLUŞTUR butonuna tıklayarak başlayabilirsiniz.

Açılan sayfada teklifiniz için gereken bilgileri doldurabilirsiniz.

Müşteri, teklif koşulları, ürün/hizmet bilgileri gibi yerleri doldurup teklifinizin döviz cinsini de belirledikten sonra teklifi kaydedin.

Teklif onay durumu

Teklifi görüntülediğiniz sayfadan bu teklifi düzenleyebilir, e-posta ile müşterinizle paylaşabilir, çıktısını alabilir, onay durumunu güncelleyebilirsiniz.

Tekliflerin faturaya çevrilmesi

Teklifiniz kabul edildiğinde FATURAYA ÇEVİR butonuna tıklayarak onu satış faturasına çevirebilirsiniz.

Verdiğiniz teklifler, faturaya çevrilmeden önce müşteri bakiyesine yansımaz ve müşteri işlem geçmişinde görünmez.

Tekliflerin takibi

Oluşturduğunuz bütün teklifleri SATIŞLAR > Teklifler sayfasında görebilir, arayarak veya filtreler yardımıyla onları kolayca bulabilirsiniz.

3. Proforma fatura nasıl oluşturulur? Müşteriye nasıl iletilir?

SATIŞLAR > Faturalar sayfasına gelip önce YENİ FATURA OLUŞTUR butonunun sağındaki oka ve sonra YENİ PROFORMA OLUŞTUR butonuna tıklayarak başlayabilirsiniz.

Açılan sayfada proforma faturanız için gereken bilgileri doldurabilirsiniz.

Müşteri, teklif koşulları, ürün/hizmet bilgileri gibi yerleri doldurup faturanın döviz cinsini de belirledikten sonra proformayı kaydedin.

Proforma faturayı görüntülediğiniz sayfadan bu proformayı düzenleyebilir, e-posta ile müşterinizle paylaşabilir, vade tarihini güncelleyebilir, müşteriniz için ödeme hatırlatma ekleyebilir, müşterinizden e-posta yoluyla tahsilat talep edebilir, bu proformayı satış faturasına çevirebilirsiniz.

Oluşturduğunuz proforma fatura, tıpkı satış faturası gibi müşteri bakiyesine yansır ve müşteri işlem geçmişinde görünür.

Proforma faturaların takibi

Oluşturduğunuz proformaları SATIŞLAR > Faturalar sayfasında görebilir, arayarak veya filtreler yardımıyla onları kolayca bulabilirsiniz.