Satış öncesi proforma fatura ve teklif yönetimi

Gülsen Geçim
Gülsen Geçim
6 dk

Müşterilerinizle çalışırken satış ve faturalama aşamasına geçmeden önce onlara teklif veriyor veya proforma fatura ile çalışıyorsanız, bu işlemleri nasıl yöneteceğinizi bulacaksınız.

Bu makalede:

  1. Teklif ve proforma faturanın ne olduğunu ve ne amaçla kullanıldığını,
  2. Nasıl proforma fatura oluşturup takip edebileceğinizi,
  3. Nasıl teklif oluşturup takip edebileceğinizi,
    anlatıyoruz.

1. Teklif ve proforma fatura nedir?

Proforma fatura, teklif niteliği taşıyan bir fatura türüdür. Herhangi bir mali yükümlülük taşımaz. Resmi faturalar, proforma fatura yerine kullanılamaz ve proforma faturaların üzerinde "proforma fatura" ibaresi bulunmalıdır.

Benzer şekilde, satış işleminden önce müşteriyle paylaşılabilen bir diğer belge de tekliftir. Teklif de proforma fatura da işinizin doğasına göre değişebilmekle birlikte genelde müşteri bilgilerini, satılacak mal veya hizmetin cinsini, adedini, ücreti içerir; genelde her iki belgenin de belli bir müddet geçerlilik süresi vardır.

Teklif veya proforma fatura, satış işleminden önce müşteri ile yazılı olarak anlaşmak, herhangi bir ön ödeme almak, verilecek hizmet ile ilgili sipariş geçmek veya mal gönderimi yapmak gibi sebeplerle firmalar tarafından kullanılabilir.

Paraşüt'te satış öncesi bu süreci teklif veya proforma fatura yoluyla takip etmeniz mümkündür.

2. Proforma fatura nasıl oluşturulur? Müşteriye nasıl iletilir?

SATIŞLAR > Faturalar sayfasına gelip önce YENİ FATURA OLUŞTUR butonunun sağındaki oka ve sonra YENİ PROFORMA OLUŞTUR butonuna tıklayarak başlayabilirsiniz.

fatura sayısı
proforma oluşturma

Açılan sayfada proforma faturanız için gereken bilgileri doldurabilirsiniz.

yeni proforma

Müşteri, teklif koşulları, ürün/hizmet bilgileri gibi yerleri doldurup faturanın döviz cinsini de belirledikten sonra proformayı kaydedin.

proforma detayları
proforma kaydedildi

Proforma faturayı görüntülediğiniz sayfadan bu proformayı düzenleyebilir, e-posta ile müşterinizle paylaşabilir, vade tarihini güncelleyebilir, müşteriniz için ödeme hatırlatma ekleyebilir, müşterinizden e-posta yoluyla tahsilat talep edebilir, bu proformayı satış faturasına çevirebilirsiniz.

proforma detayları

Oluşturduğunuz proforma fatura, tıpkı satış faturası gibi müşteri bakiyesine yansır ve müşteri işlem geçmişinde görünür.

müşteri detayları

Proforma faturaların takibi

Oluşturduğunuz proformaları SATIŞLAR > Faturalar sayfasında görebilir, arayarak veya filtreler yardımıyla onları kolayca bulabilirsiniz.

Paraşüt'te faturalar listesi
proforma fatura arama ve listeleme

3. Teklif nasıl oluşturulur? Müşteriye nasıl iletilir?

Paraşüt hesabınız içerisinden SATIŞLAR > Teklifler sayfasına gelip YENİ TEKLİF OLUŞTUR butonuna tıklayarak başlayabilirsiniz.

teklifler sayfası
yeni teklif oluşturma

Açılan sayfada teklifiniz için gereken bilgileri doldurabilirsiniz.

teklif detayları

Teklifinize ürün ya da hizmet bilgisi eklerken, eklediğiniz her bir ürünün stok durumunu, alış ya da satış fiyatına göre her bir ürün için kâr oranını ya da tüm ürünler için toplam kâr oranını anlık olarak görüntüleyebilirsiniz.

stok, kâr bilgileri

Müşteri, teklif koşulları, ürün/hizmet bilgileri gibi yerleri doldurup teklifinizin döviz cinsini de belirledikten sonra teklifinizi kaydedebilirsiniz.

teklif kaydedildi

Teklif paylaşma, yazdırma, işlem geçmişi ve onay durumu

Teklifi görüntülediğiniz sayfadan bu teklifi düzenleyebilir, e-posta ile müşterinizle paylaşabilir, çıktısını alabilir, teklif işlem geçmişini inceleyebilir ve teklifinizin onay durumunu güncelleyebilirsiniz.

teklif durumu

Tekliflerin takibi

Oluşturduğunuz bütün teklifleri SATIŞLAR > Teklifler sayfasında yer alan sekmeler vasıtasıyla cevap durumuna listeleyebilir veya filtreler yardımıyla tekliflerinizi kolayca bulabilirsiniz.

sekmeler

Cevap bekleyen teklifleriniz için DÜZENLENME TARİHİ altında tekliflerinizin kaç gündür cevap beklediğini anında görebilir, gerektiğinde müşterilerinizle görüşüp hatırlatma yapabilirsiniz.

teklif düzenlenme tarihi

Tekliflerin faturaya çevrilmesi

Teklifiniz kabul edildiğinde FATURA OLUŞTUR butonuna tıklayarak onu satış faturasına çevirebilirsiniz.

fatura oluşturma

CEVAP BEKLEYENLER sekmesinde yer alan bir teklifiniz için fatura oluşturduğunuzda, teklifin durumu otomatik olarak "Kabul Edildi" şeklinde güncellenir.

Bununla birlikte verdiğiniz teklifler, faturaya çevrilmeden önce müşteri bakiyesine yansımaz ve müşteri işlem geçmişinde görünmez.