Paraşüt’te Gelen e-Faturaları Toplu İçeri Alma Nasıl Yapılır?

Gelen e-faturaları Paraşüt’e daha hızlı aktarmanızı sağlayan toplu e-fatura içeri alma özelliği, özellikle çok sayıda e-fatura alan kullanıcılar için süreci kolaylaştıran bir geliştirmedir. Bu özellik sayesinde faturaları tek tek içeri almak yerine birden fazla faturayı aynı anda hesabınıza aktarabilirsiniz.

 

Gelen e-faturaları toplu içeri alma işlemi ne işe yarar?

e-Fatura kullanıcılarının, kendilerine gelen e-faturaları Paraşüt’te kullanabilmeleri için içeri alma işlemi yapmaları gerekir. Bu işlem, gelen e-faturaya ait XML dosyasının Paraşüt veri tabanına aktarılmasını sağlar. Kullanıcılar bu işlem sayesinde gelen e-faturalarını gider olarak kaydedebilir ve ardından tahsilat-ödeme takibi, cari takip gibi temel ön muhasebe işlemlerini gerçekleştirebilir. Bu geliştirme sayesinde tek seferde 100 adede kadar e-faturayı toplu olarak içeri alabilirsiniz. Böylece gelen faturaları Paraşüt’e daha hızlı bir şekilde aktarabilirsiniz. 

 

Nasıl çalışır? Kullanım adımları:

Toplu içeri alma işlemini yapabilmek için Paraşüt içerisinde yalnızca tek bir deponun kayıtlı olması gerekir. Eğer sistemde tek bir deponuz bulunuyorsa, Gelen e-Faturalar ekranında “Faturaları İçeri Al” butonu görüntülenir. 

Bu özelliği Gelen e-Faturalar ekranından üç farklı şekilde kullanabilirsiniz: 
 

1- Gelen e-Faturalar ekranında herhangi bir filtre veya arama uygulamadan, sağ üstte yer alan “Faturaları İçeri Al” butonuna tıklayabilirsiniz. 

2- Gelen e-Faturalar ekranında filtre ve/veya arama yaptıktan sonra oluşan sonuçlar için, sağ üstteki “Faturaları İçeri Al” butonunu kullanabilirsiniz. 

3- Listeden seçim yaparak yalnızca seçtiğiniz faturalar için toplu içeri alma işlemi gerçekleştirebilirsiniz. 

 

Filtre ve arama olmadan toplu içeri alma 

Gelen e-Faturalar ekranında herhangi bir filtre veya arama yapılmadan sağ üstteki “Faturaları İçeri Al” butonuna tıkladığınızda, sistem gelen e-faturalar içerisindeki en yeni 100 faturayı içeri alır. 

Bu butona tıkladığınızda, toplu içeri alma işleminin hangi şartlarda gerçekleştirileceğine dair bilgiler ekranda gösterilir. 
 

Kurallar:
 

1- Yalnızca kayıtlı tedarikçi ve kayıtlı hizmet/ürün kalemleri bulunan faturalar içeri alınır. 

2- Desteklenmeyen formatta veya reddedilmiş durumda olan faturalar içeri alınmaz. 

3- Toplam tutar ve KDV değerleri, fatura içeriği ile birebir eşleşmeyen faturalar içeri alınmaz. 
 

Bu üç kuraldan en az birine uymayan faturalar, güvenliğiniz için toplu olarak içeri alınamaz. Bu faturaları kontrol ederek manuel olarak içeri almanız önerilir. 
 

Önemli not: Toplu içeri alma işleminde tüm belgeler için stok girişi yapılır. Stok girişi yapılmasını istemiyorsanız faturayı manuel olarak içeri almanız gerekir.  Son 100 fatura içerisinde onay bekleyen ticari faturalar bulunuyorsa, açılan pencerede bu faturaların kabul edileceği bilgisi gösterilir. 
 
 

“Devam Et” butonuna tıkladığınızda faturalar sırasıyla içeri alınmaya başlanır. Bu işlem sırasında tarayıcıyı veya ilgili sekmeyi kapatmamanız gerekir. Tarayıcı kapatılırsa işlem yarıda kesilir. Henüz içeri alınmamış faturalar için daha sonra yeniden toplu içeri alma işlemi yapabilirsiniz. 

Belirli tedarikçilerden gelen, belirli tutarlardaki veya belirli fatura tiplerindeki faturaları kolayca toplu olarak içeri alabilmeniz için bu işlem, filtre ve arama sonuçlarına göre çalışacak şekilde hazırlandı. Gelen e-Faturalar ekranında içeri almak istediğiniz tedarikçinin adını arama alanına yazabilir, ayrıca ekrandaki filtreleri kullanarak faturaları filtreleyebilirsiniz. 

Filtreleme yapıldıktan sonra sağ üstte bulunan “Faturaları İçeri Al” butonuna tıklayarak filtrelenen faturaları toplu şekilde içeri alabilirsiniz. Bu işlem sırasında yalnızca ekranda görünen faturalar değil, filtre sonucunda listelenen en fazla 100 fatura içeri alınır. 

 

Listeden seçim yaparak faturaları toplu içeri alma 

Gelen e-Faturalar ekranında, faturaların sol tarafında bulunan kutucukları işaretleyerek toplu içeri alma işlemi yapmak istediğiniz faturaları seçebilirsiniz. 



 

Faturaları seçtiğinizde ekranın sol üst kısmında yer alan “Faturaları İçeri Al” butonu aktif hale gelir. Bu butona tıklayarak seçtiğiniz faturaları toplu şekilde içeri alabilirsiniz. 

 

Sıkça sorulan sorular 

 

“Faturaları İçeri Al” butonunu göremiyorum. Ne yapmalıyım? 
 

Paraşüt’te kayıtlı birden fazla deponuz bulunuyorsa toplu içeri alma işlemini kullanamazsınız. Bu özellik şu anda yalnızca tek depoya sahip kullanıcılar için kullanılabilmektedir. Bu konudaki geliştirmeler devam etmektedir. 

 

Toplu içeri alma işleminde onay bekleyen ticari faturalara ne olur? 
 

Onay bekleyen ticari faturalar, toplu içeri alma işlemi sırasında otomatik olarak kabul edilir ve içeri alma işlemine dahil edilir. Bu nedenle toplu içeri alma işlemini başlatmadan önce ticari faturalarınızı kontrol etmeniz önerilir. 

 

Toplu içeri alma işleminde en fazla kaç fatura içeri alınabilir? 
 

Toplu içeri alma işlemi ile tek seferde en fazla 100 e-fatura içeri alınabilir. 

 

Toplu içeri alma işleminde hangi faturalar içeri alınmaz? 
 

 Aşağıdaki durumlarda faturalar toplu olarak içeri alınmaz: 
 

       * Kayıtlı tedarikçi veya hizmet/ürün kalemi bulunmayan faturalar 

       * Desteklenmeyen formatta veya reddedilmiş durumda olan faturalar 

       * Toplam tutar ve KDV değerleri fatura içeriğiyle birebir eşleşmeyen faturalar 

 

Toplu içeri alma işleminde stok girişi yapılır mı? 
 

Evet. Toplu içeri alma işleminde tüm belgeler için stok girişi yapılır. Stok girişi yapılmasını istemiyorsanız faturayı manuel olarak içeri almanız gerekir. 

 

Toplu içeri alma sırasında tarayıcıyı kapatırsam ne olur? 
 

Tarayıcı veya sekme kapatılırsa işlem yarıda kesilir. İçeri alınmamış faturalar için daha sonra yeniden toplu içeri alma işlemi yapabilirsiniz.